Databehandleraftale

1. Parterne

Dataansvarlig: kunden, som identificeret i BaseTools-kontoen og abonnementsaftalen (»den dataansvarlige«).

Databehandler: panum.eu ApS, CVR 45374467, Musvitvej 4, 6000 Kolding (»BaseTools« eller »databehandleren«).

Denne databehandleraftale udgør en integreret del af kundens aftale om BaseTools, jf. salgsbetingelserne.

2. Formål og rangorden

Aftalen regulerer BaseTools' behandling af personoplysninger på vegne af den dataansvarlige i henhold til GDPR artikel 28. Aftalen gælder for de behandlingsaktiviteter, der er beskrevet i bilag A.

Hvis denne databehandleraftale er i konflikt med de almindelige abonnementsvilkår om et forhold, der vedrører behandling af personoplysninger, har databehandleraftalen forrang for dette forhold.

3. Instruks

BaseTools må alene behandle personoplysninger efter dokumenteret instruks fra den dataansvarlige, herunder instrukser der følger af denne aftale, kundens konfiguration og lovlige brug af BaseTools-funktionerne, dokumenterede supportinstrukser samt instrukser om eksport, sletning, anonymisering og ophør.

BaseTools må ikke behandle personoplysningerne til egne formål, medmindre BaseTools efter GDPR skal anses som selvstændigt dataansvarlig for en særskilt behandling, som er tydeligt adskilt fra behandlingen efter denne aftale.

Hvis BaseTools vurderer, at en instruks er i strid med GDPR, anden EU-ret eller relevant national databeskyttelsesret, underretter BaseTools den dataansvarlige uden unødig forsinkelse. BaseTools kan suspendere den berørte behandling, indtil instruksen er afklaret, hvor dette er nødvendigt for ikke selv at handle ulovligt.

Hvis EU-ret eller medlemsstatsret pålægger BaseTools at behandle oplysninger ud over kundens instruks, underretter BaseTools kunden om det retlige krav før behandlingen, medmindre lovgivningen forbyder en sådan underretning af væsentlige samfundsmæssige hensyn.

4. Fortrolighed

BaseTools sikrer, at personer, der er autoriseret til at behandle oplysninger på kundens vegne, er underlagt fortrolighed gennem aftale eller passende lovbestemt tavshedspligt og alene får adgang efter et dokumenteret arbejdsbetinget behov.

5. Behandlingssikkerhed

BaseTools gennemfører og opretholder passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger efter GDPR artikel 32 under hensyntagen til det aktuelle tekniske niveau, implementeringsomkostninger, behandlingens karakter, omfang, sammenhæng og formål samt risiciene for de registreredes rettigheder og frihedsrettigheder.

De konkrete foranstaltninger fremgår af bilag C. BaseTools må ikke reducere det aftalte sikkerhedsniveau væsentligt uden saglig grund og passende information til kunden.

6. Underdatabehandlere

Den dataansvarlige giver ved aftalens indgåelse en generel skriftlig godkendelse til, at BaseTools anvender de underdatabehandlere, der fremgår af bilag B.

BaseTools giver kunden mindst 30 dages varsel på e-mail før en planlagt tilføjelse eller erstatning af en underdatabehandler, så kunden reelt kan gøre indsigelse på et databeskyttelsesretligt sagligt grundlag.

BaseTools pålægger ved aftale hver underdatabehandler de samme databeskyttelsesforpligtelser, som er relevante efter denne aftale, herunder krav om passende sikkerhedsforanstaltninger. BaseTools er fortsat ansvarlig over for kunden for underdatabehandlerens opfyldelse af sine databeskyttelsesforpligtelser i det omfang, det følger af GDPR.

7. Overførsel til tredjelande

BaseTools må alene overføre eller stille personoplysninger til rådighed uden for EU/EØS efter den dataansvarliges dokumenterede instruks og på et gyldigt grundlag efter GDPR kapitel V. Der sker ingen sådan overførsel i dag, jf. bilag B.

8. Bistand med de registreredes rettigheder

Under hensyntagen til behandlingens karakter bistår BaseTools, så vidt det er muligt og relevant, den dataansvarlige med passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger, så kunden kan besvare anmodninger om registreredes rettigheder efter GDPR kapitel III.

Hvis BaseTools modtager en henvendelse direkte fra en registreret om data, som behandles på kundens vegne, videresender BaseTools som udgangspunkt henvendelsen til kunden og besvarer ikke selv anmodningen materielt, medmindre kunden har instrueret BaseTools om det, eller lovgivningen kræver andet.

9. Brud på persondatasikkerheden

BaseTools underretter den dataansvarlige uden unødig forsinkelse efter at være blevet bekendt med et brud på persondatasikkerheden, som vedrører personoplysninger behandlet efter denne aftale.

Underretningen skal, i det omfang oplysningerne er tilgængelige, indeholde eller løbende suppleres med oplysninger, der gør kunden i stand til at opfylde sine pligter efter GDPR artikel 33 og 34, herunder:

bruddets karakter og, hvor muligt, kategorier og omtrentligt antal registrerede og dataposter;
sandsynlige konsekvenser;
de foranstaltninger, BaseTools har truffet eller foreslår for at håndtere bruddet og begrænse skade;
relevant kontaktpunkt hos BaseTools.

BaseTools' underretning er ikke i sig selv en erkendelse af ansvar.

10. Bistand efter GDPR artikel 32-36

BaseTools bistår, under hensyntagen til behandlingens karakter og de oplysninger, BaseTools råder over, kunden med rimeligt nødvendige oplysninger til kundens sikkerhedsforpligtelser, anmeldelse og underretning ved brud, konsekvensanalyser (DPIA) og eventuel forudgående høring af Datatilsynet.

11. Dokumentation, audit og tilsyn

BaseTools stiller de oplysninger til rådighed, der er nødvendige for at påvise overholdelse af GDPR artikel 28 og denne aftale, og muliggør og bidrager til passende audits og inspektioner foretaget af kunden eller en af kunden bemyndiget uafhængig revisor.

Tilsyn sker som udgangspunkt skriftligt og uden beregning: kunden kan til enhver tid bede om den dokumentation, der er nødvendig. Et fysisk eller særskilt teknisk tilsyn kan kræves, når dokumentationen ikke er tilstrækkelig, ved væsentlige sikkerhedshændelser, eller hvor kundens retlige forpligtelser gør det nødvendigt. Det varsles mindst 30 dage før og sker for kundens regning, medmindre tilsynet afdækker, at BaseTools ikke overholder aftalen. Tilsyn planlægges, så det ikke unødigt kompromitterer andre kunders fortrolighed, BaseTools' sikkerhed eller drift.

12. Sletning og tilbagelevering ved ophør

Når behandlingen ophører, skal BaseTools efter den dataansvarliges valg slette eller tilbagelevere de personoplysninger, der behandles på kundens vegne, og slette eksisterende kopier, medmindre EU-ret eller medlemsstatsret kræver fortsat opbevaring.

Efter abonnementets ophør bevares kontoen i 6 måneder, hvor kunden fortsat kan logge ind og hente sine data. Derefter slettes eller anonymiseres de, jf. salgsbetingelsernes afsnit 11. Sikkerhedskopier hos underdatabehandleren gemmes i 30 dage og udløber derefter af sig selv. En sikkerhedskopi bruges kun til at genetablere driften, og en genetablering må ikke genskabe oplysninger, der allerede er slettet.

13. Varighed

Databehandleraftalen gælder, så længe BaseTools behandler personoplysninger på kundens vegne. Bestemmelser, som efter deres karakter skal bestå efter ophør, herunder fortrolighed og pligter vedrørende resterende lovlig opbevaring, fortsætter, indtil behandlingen er afsluttet.

14. Ansvar

Parternes ansvar efter GDPR, herunder over for registrerede og tilsynsmyndigheder, følger GDPR og ufravigelig lovgivning. Indbyrdes kommercielle ansvarsbegrænsninger fremgår af salgsbetingelserne i det omfang, de er lovlige og forenelige med GDPR.

Bilag A · Oplysninger om behandlingen

Behandlingens genstand	Drift af BaseTools som webtjeneste for den dataansvarliges kontakter, booking, klient- og journalfunktioner, hold, kommunikation og økonomifunktioner i det omfang, kunden anvender dem.
Varighed	Abonnementets løbetid samt 6 måneder efter ophør, jf. punkt 12.
Art og formål	Indsamling, registrering, strukturering, lagring, visning, ændring, søgning, afsendelse af e-mail efter kundens brug, eksport, sikkerhedskopiering, anonymisering og sletning for at levere tjenesten.
Registrerede	Kundens klienter og patienter, potentielle kunder, deltagere, kontaktpersoner og andre personer, som kunden lovligt registrerer.
Almindelige personoplysninger	Navn, kontaktdata, booking- og aftaledata, transaktionsdata, relationer, noter og andre oplysninger, kunden vælger at registrere inden for tjenestens formål.
Særlige kategorier	Helbredsoplysninger kan forekomme i journaler, ydelses- og behandlingsoplysninger og klientforløb. Andre særlige kategorier bør kun registreres, hvis det er nødvendigt og lovligt.
CPR-nummer og betalingskort	Registreres ikke om kundens klienter. BaseTools har ingen funktion til det, og kunden må ikke skrive dem i fritekstfelter.
Instruks ved sletning	Efter kundens brug af sletnings- og oprydningsfunktionerne og punkt 12, dog med respekt for lovpligtige opbevaringsperioder.

Bilag B · Underdatabehandlere og behandlingslokationer

Leverandør	Simply.com A/S, CVR 29 41 20 06, Skanderborg
Ydelse	Hosting, database, e-mailudsendelse og sikkerhedskopiering
Niveau	Direkte underdatabehandler
Behandlingslokation	Datacentre i Danmark
Tredjeland	Nej
Overførselsgrundlag	Ikke relevant

Simply bruger selv underdatabehandlere, som de oplyser på simply.com/compliance. Efter vores aftale med Simply må hverken Simply eller deres underdatabehandlere behandle oplysningerne uden for EU/EØS uden vores skriftlige samtykke.

Bilag C · Tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

Bilaget beskriver kun det, der er gennemført i dag. Det, der ikke er tilbudt, står som sådan.

Identitet og adgang	Hver kunde har sit eget login. Adgangskoder gemmes kun som envejs-hash (PHP `password_hash`). Sessionen fornyes ved login. Kun BaseTools' ejer har administratoradgang. Totrinslogin tilbydes ikke.
Kryptering under transport	BaseTools tilgås over HTTPS. Sessionscookien er markeret HttpOnly og SameSite=Lax og sendes kun over HTTPS i drift.
Kryptering ved lagring	Partneres CPR-numre krypteres med AES-256-GCM, og nøglen ligger uden for databasen. Øvrige oplysninger krypteres ikke særskilt af BaseTools; lagringen sker hos underdatabehandleren efter dennes aftale.
Adskillelse mellem kunder	Alle kundedata er knyttet til kundens konto, og hver side kontrollerer, at en kunde kun ser sine egne data. Adskillelsen måles af automatiske prøver.
Beskyttelse af formularer	Alle formularer, der ændrer data, kræver en engangskode (CSRF-beskyttelse).
Logning	Udsendte e-mails logges og slettes efter 30 dage. Adgangslogning ud over underdatabehandlerens webserverlog tilbydes ikke.
Backup og genetablering	Underdatabehandleren tager backup hver dag. Den gemmes i 30 dage og spejles mellem to fysisk adskilte steder i Danmark.
Tilgængelighed	Efter underdatabehandlerens aftale. BaseTools lover ingen bestemt oppetid eller genetableringstid.
Udvikling og ændringer	Ændringer afprøves i et testmiljø med opdigtede data, før de lægges i drift. Kundedata bruges ikke til test.
Sletning og dataminimering	Kunden kan slette og anonymisere kontakter og få påmindelser om oplysninger, der har passeret deres frist. Midlertidige eksportfiler slettes af sig selv.
Personale	BaseTools drives af én person, som er underlagt fortrolighed. Der gives ikke adgang til andre.
Leverandørstyring	Databehandleraftale med underdatabehandleren, jf. bilag B.

Bilag D · Kundens særlige instrukser

Ingen særlige instrukser. Har kunden særlige krav ud over standardtjenesten, aftales de skriftligt.

Kontakt

panum.eu ApS · CVR 45374467
Musvitvej 4, 6000 Kolding
kontakt@basetools.dk