Privatlivspolitik

1. Hvem der er ansvarlig

Når BaseTools selv bestemmer, hvad oplysninger skal bruges til, er panum.eu ApS, CVR 45374467, Musvitvej 4, 6000 Kolding, dataansvarlig.

Spørgsmål om persondata: kontakt@basetools.dk. Der er ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO).

2. To forskellige roller — og det er vigtigt

BaseTools som dataansvarlig. Vi er ansvarlige for vores egne oplysninger: om abonnenter, kontaktpersoner, fakturering, support og sikkerhed.

BaseTools som databehandler. Når en behandler eller klinik bruger BaseTools til oplysninger om sine egne klienter, deltagere og kontakter, er klinikken dataansvarlig, og vi er databehandler. Den behandling styres af databehandleraftalen.

Er du klient hos en BaseTools-kunde? Vil du have indsigt i, rettet eller slettet de oplysninger, klinikken har om dig, skal du kontakte klinikken — ikke os. Vi hjælper klinikken efter dens instruks.

3. Hvad vi behandler som dataansvarlig

Vi sender ikke nyhedsbreve og driver ingen elektronisk markedsføring. Vi bruger ingen statistik- eller analyseværktøjer — se cookiepolitikken.

4. Partnerprogrammet

Når du er partner hos BaseTools — affiliate eller ambassadør — er BaseTools dataansvarlig for oplysningerne om dig.

Tilmeldingen spørger ikke om CPR-nummer eller bankkonto — de registreres først, når der er noget at udbetale. Begge gemmes krypteret og vises ikke på partnersiden. Hver gang et CPR-nummer eller en bankkonto vises, registreres, ændres eller slettes, logges det, hvem og hvornår — aldrig selve nummeret.

Hvem ser oplysningerne. Er du privatperson, indberetter vi din provision til Skattestyrelsen som B-indkomst med dit CPR-nummer. Vores revisor ser udbetalingerne og kontonumrene, når de skal bogføres. Er du tilknyttet en ambassadør, kan ambassadøren se dit navn, hvornår du blev tilknyttet, og hvor mange betalende kunder du har — ikke dine kunders navne.

Er du kunde via en partner. Har du oprettet din konto via en partners link eller kode, kan partneren se klinikkens navn, om abonnementet er aktivt, hvornår du blev kunde, og hvornår du sidst betalte. Partneren ser aldrig dine klienter, journaler eller bookinger.

Hvor længe. Provisioner, udbetalinger og fakturaer er regnskabsmateriale og gemmes 5 år fra regnskabsårets udgang (lovbestemt). De øvrige oplysninger gemmes, så længe du er partner, og derefter så længe det er nødvendigt af hensyn til skat, regnskab og dokumentation.

CPR-nummeret. Er du med som privatperson, gemmer vi dit CPR-nummer, så længe vi skal bruge det til indberetningen og dokumentationen af den. Det slettes, når der er gået 5 år fra udgangen af det kalenderår, hvor du sidst fik en udbetaling som privatperson. Det er samme frist som for regnskabsmaterialet. Har du aldrig fået en udbetaling som privatperson, slettes det, når du holder op som partner eller skifter til at være med som virksomhed. Resten af historikken gemmes uden CPR-nummeret.

5. Hvor oplysningerne kommer fra

Normalt direkte fra dig eller fra din brug af tjenesten. Vi køber ikke oplysninger og henter dem ikke fra andre kilder.

Vi bruger ikke klinikkers klientdata til vores egne formål. At oplysningerne ligger i systemet, giver os ingen ret til at bruge dem til analyse, produktudvikling eller kunstig intelligens.

6. Hvem der ellers ser oplysningerne

Vi bruger leverandører, når det er nødvendigt for drift, hosting og backup. Behandler en leverandør oplysninger på vores vegne, indgår vi den nødvendige databehandleraftale.

Vores eneste underdatabehandler i dag er Simply.com, som leverer hosting, database og e-mailudsendelse.

Hvor oplysningerne ligger. Vi har indgået en databehandleraftale med Simply.com A/S (CVR 29 41 20 06, Skanderborg). Simply opbevarer oplysningerne i datacentre i Danmark. Der tages backup hver dag. Backuppen gemmes i 30 dage og spejles mellem to fysisk adskilte steder i Danmark.

Simply bruger selv underdatabehandlere, som de oplyser på simply.com/compliance. Efter databehandleraftalen må hverken Simply eller deres underdatabehandlere behandle oplysningerne uden for EU/EØS uden vores skriftlige samtykke.

7. Overførsel til lande uden for EU/EØS

Vi overfører ikke personoplysninger til lande uden for EU/EØS, og vores leverandør må ikke gøre det uden vores skriftlige samtykke. Skulle det ændre sig, opdaterer vi denne side, før det sker, og sørger for et gyldigt overførselsgrundlag efter GDPR kapitel V.

8. Hvor længe vi gemmer

Der er ingen fælles slettefrist for alle oplysninger. Hver type har sin egen, og nogle er bestemt af lovgivningen. Fristerne nedenfor bygger på en gennemgang foretaget af revisor i august 2026.

En anmodning om sletning ophæver ikke en lovbestemt opbevaringspligt. Får vi eller klinikken en sletteanmodning, undersøges det først, om oplysningerne er omfattet af en pligt til at bevare dem. Er de ikke, slettes de. Er de, begrænses behandlingen til netop det formål, og oplysningerne slettes eller anonymiseres, når grundlaget ophører.

Sådan gennemføres sletningen: tekniske logs roterer automatisk. Journaler, regnskabsmateriale og bilag slettes derimod manuelt efter en påmindelse — en fejlkonfigureret timer må ikke kunne slette materiale, der skal bevares. I dag findes kun mail-loggens automatiske 30-dages rotation i systemet; de øvrige frister er politik og gennemføres ved kontrolleret oprydning.

Bruger du BaseTools som databehandler for dine egne klienter, slettes, returneres eller anonymiseres data efter dine instrukser og databehandleraftalen — med de undtagelser, der følger af lovlig opbevaringspligt. Efter at et abonnement er ophørt, bevares kontoen i 6 måneder, så du kan hente dine data ud.

9. Helbredsoplysninger

Klinikker kan bruge BaseTools til journaler, der indeholder helbredsoplysninger. Når vi behandler dem på klinikkens vegne, er klinikken dataansvarlig og ansvarlig for at have et gyldigt grundlag efter både GDPR artikel 6 og artikel 9. Vi behandler dem kun efter dokumenteret instruks og inden for det aftalte formål.

10. Sikkerhed

Vi gennemfører passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger ud fra behandlingens karakter og risikoen for de registrerede. De konkrete foranstaltninger beskrives i databehandleraftalens sikkerhedsbilag.

Vi offentliggør først et samlet sikkerhedsoverblik, når hvert enkelt udsagn i det er efterprøvet. En sikkerhedsside, der lover mere end systemet gør, er værre end ingen.

11. Dine rettigheder

Når vi er dataansvarlige, kan du efter omstændighederne have ret til indsigt, berigtigelse, sletning, begrænsning, dataportabilitet og indsigelse, og til at trække et samtykke tilbage. Rettighederne gælder med de undtagelser, der følger af GDPR og anden lovgivning.

Skriv til kontakt@basetools.dk. Vi svarer inden for GDPR's frister.

Dataudtræk og sletning virker også, når et abonnement er udløbet. Lovpligtige rettigheder sættes ikke på pause, fordi der mangler en betaling.

12. Automatiske afgørelser

BaseTools træffer ikke afgørelser om dig, der alene er baseret på automatiseret behandling og har retsvirkning eller tilsvarende væsentlig betydning. Vi laver ingen profilering.

13. Klage

Er du uenig i, hvordan vi behandler dine oplysninger som dataansvarlig, kan du klage til Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby. Aktuelle oplysninger findes på datatilsynet.dk.

14. Ændringer

Politikken opdateres, når vores behandling, leverandører, formål eller retsgrundlag ændrer sig. Datoen øverst viser den seneste version.