Hjælp til BaseTools

Hvad det er

BaseTools er ét sted til det, der ikke er selve dit arbejde: bookinger, kunder, hold og de tal, du skal bruge ved årsafslutningen.

Du får din egen side på nettet, hvor dine kunder selv kan bestille tid. Du får en kalender, der er den samme, uanset om du står i klinikken eller sidder i toget. Og du får de fire opgørelser, du og din revisor skal bruge.

Hvad det ikke er

BaseTools er ikke et bogføringssystem, og det afgør ikke momsspørgsmål for dig. Det samler dine tal og lægger dem frem — beslutningerne er dine, og dem tager du med din revisor, hvis du er i tvivl.

Det kan BaseTools ikke

Listen står her, så du ikke bruger en halv time på at lede efter noget, der ikke findes. Spørg til dem på kontakt@basetools.dk, hvis du har brug for dem.

Der sendes ikke sms. Alt, BaseTools selv sender, går på mail: bookingbekræftelsen, holdbekræftelsen, bekræftelseslinket når du skifter e-mail, og linket til en glemt adgangskode. Har din kunde kun givet et telefonnummer, får hun kun kvitteringen på skærmen. Vil du sms'e, gør du det fra din egen telefon.

Der er ingen klippekort, rabatter eller forudbetalte pakker. En ydelse har én pris, som fryses på den enkelte booking. Sælger du et klippekort uden om systemet, skriver du selv beløbet ind som en indtægt under Posteringer.

Der er ingen automatisk forbindelse til et bogføringssystem. Hverken e-conomic, Dinero eller Billy. Vejen derover er en CSV-fil, du henter under Regnskabseksport og giver til din bogholder — se Regnskabseksport.

Der er ingen app. BaseTools kører i browseren, også på telefonen.

BaseTools gemmer ikke kladder. Skriver du en lang tekst og lukker fanen uden at trykke gem, er teksten væk. Tryk gem undervejs.

De fire moduler

Du vælger selv, hvad du skal bruge.

Tidsbooking — kalender, ydelser og priser, åbningstider. Dine kunder vælger selv en ledig tid og får en bekræftelse på mail. Til dig, der tager én kunde ad gangen: massage, akupunktur, coaching, terapi.

Holdbooking — hold og events med flere deltagere, pladsoptælling og »fuldt booket«. Til yogahold, kurser og workshops.

Klienter — journal og behandlingsforløb på den enkelte person, så du kan se, hvad I sidst arbejdede med. Til dig, der følger den samme person over tid. Selve kontaktlisten — menupunktet Kontakter — følger med grundmodulet og er der uanset hvad. Klienter lægger journalen og forløbet oven på den.

Salg — salgssager med næste handling og dato, så du kan se, hvem du skylder et svar. Også til virksomheder, der køber til deres medarbejdere.

Uanset hvilke moduler du vælger, følger regnskabsoverblikket med.

Sådan gør du: vil du se, hvilke dele du har lige nu, så gå til Opsætning → Konto og data og kig i kortet Dine moduler. Ud for hver del står Med i abonnementet eller Ikke købt.

Hvad det koster

Det første modul koster 49 kr. om måneden + moms. Hvert modul derefter koster 19 kr. om måneden + moms. Har du alle fire, er prisen 106 kr. om måneden + moms.

Prisen står tre steder på skærmen, så du aldrig er i tvivl. Allerede før du opretter kontoen står der »Fra 49 kr. om måneden + moms« på oprettelsessiden. Bagefter finder du den i kortet Status øverst på Opsætning → Konto og data, hvor der står Pris efter prøveperioden — og lige under, i kortet Dine moduler, står regnestykket skrevet ud.

Sådan gør du: du vælger dine dele, når du opretter kontoen, og du kan ændre dem bagefter under Opsætning → Konto og data i kortet Dine moduler. Ud for hvert modul, du ikke har, står knappen Køb til, og på knappen står, hvad din samlede månedspris bliver — ikke hvad modulet alene koster. Ændringen gælder med det samme.

Slår du et modul fra, bliver intet slettet. Skærmen viser dig først, hvor meget indhold du mister adgangen til, og hvor mange fremtidige bookinger eller tilmeldinger der er. Alt er gemt og er der igen, den dag du køber modulet til. Du kan bare ikke se det imens — og dine kunder regner med de aftaler, der allerede er lavet.

⚠️ Dit sidste modul kan ikke meldes fra. Uden et modul kan hverken bilag, bogføringseksport eller dine kunders dataudtræk hentes. Skal abonnementet helt væk, opsiger du det i stedet — se Opsigelse.

Prøveperioden

De første 14 dage er gratis, og der trækkes ingen penge. Der bliver ikke bedt om et betalingskort ved oprettelsen, og der trækkes heller ikke penge automatisk bagefter.

Udløber prøveperioden, uden at du har betalt, bliver kontoen skrivebeskyttet. Du kan stadig logge ind og se alt, hvad du har lagt ind — men intet kan oprettes eller ændres, hverken af dig eller af dine kunder. Din offentlige side tager ikke imod flere bookinger eller tilmeldinger, så længe det står sådan.

Intet bliver slettet.

⚠️ Der kommer ingen påmindelse, før det sker. BaseTools sender ikke en mail om, at prøveperioden er ved at løbe ud. Datoen står på skærmen — skriv den i din egen kalender, hvis du vil huskes på den.

Sådan gør du: gå til Opsætning → Konto og data. I kortet Status øverst på siden står den dato, din prøveperiode udløber, og hvad kontoen koster derefter. Betalingen registreres manuelt af BaseTools — skriv til kontakt@basetools.dk, når du vil forny, så opdateres din konto med det samme.

Skal du kunne noget med computere?

Nej. Kan du skrive en e-mail, kan du det her.

Fold alle afsnit sammen

Fem trin. Tag dem i rækkefølge — hvert trin bygger på det forrige. Du kan altid gå tilbage og rette.

1. Opret kontoen — 2 minutter Klinikkens navn, din webadresse, din e-mail og en adgangskode — som du skriver to gange, så en tastefejl ikke låser dig ude fra første sekund. Adgangskoden skal være mindst 8 tegn; brug gerne tre ord, du kan huske. Vælg mindst ét af de fire moduler.

2. Fortæl om din virksomhed — 5 minutter Opsætning → Virksomheden. Navn, virksomhedsform og de to momsspørgsmål. Det er dem, der styrer, hvordan moms sættes på dine ydelser senere. Har du Klienter, vælger du samme sted din klinikprofil — det er den, der afgør, hvor længe dine journaler skal gemmes.

3. Sæt din offentlige side op — 10 minutter Opsætning → Din offentlige side. Præsentationstekst, telefon, adresse, foto. Det er den side, dine kunder lander på. Den er med, uanset hvilke moduler du har.

4. Læg dine ydelser og åbningstider ind — 10 minutter Opsætning → Booking og ydelser. Behandling, varighed, pris. Hvornår du har åbent. ⚠️ Trinnet gælder kun, hvis du har Tidsbooking. Har du det ikke, kan du springe trinnet over. Har du Holdbooking, opretter du dine hold under Holdbooking i stedet.

5. Send linket til dine kunder — 1 minut Din offentlige side ligger på basetools.dk/ og den webadresse, du valgte i trin 1. Læg linket på Facebook, i en sms eller på dit visitkort.

Huskelisten holder styr på det for dig

Du behøver ikke huske de fem trin. På Dashboard står kortet Kom godt i gang med en liste over det, der mangler, og et link direkte til den skærm, hvert punkt hører til.

Listen er delt i to, og opdelingen er ikke tilfældig:

• SKAL PÅ PLADS, FØR NOGEN KAN BOOKE — mindst én ydelse, dine åbningstider, og mindst ét hold med en kommende dato. Uden dem kan en kunde ikke bestille noget.
• BØR PÅ PLADS, FØR DU SENDER KUNDER TIL SIDEN — din momsopsætning, virksomhedsform og startdato, din klinikprofil, og en tekst på din offentlige side. Siden virker uden dem, men den er ikke færdig.

Listen tilpasser sig: har du ikke Holdbooking, beder den dig ikke om et hold, og har du ikke Klienter, spørger den ikke om klinikprofilen.

Sådan gør du: klik på punktets link, gør tingen, og kom tilbage. Fluebenet sætter sig selv. Er du færdig med listen — eller vil du bare ikke se den — kan du skjule kortet på dashboardet. Den samme liste står også under Opsætning → Konto og data, så du kan finde den frem igen.

Rækkefølgen er ikke tilfældig

Momsspørgsmålene i trin 2 skal være besvaret, før du kan sætte moms på en ydelse i trin 4. Springer du trin 2 over, står momsen som »ikke valgt« — systemet gætter aldrig på et svar for dig.

Fold alle afsnit sammen

Findes under Opsætning → Virksomheden.

Siden er med, uanset hvilke moduler du har.

Siden har fire kort, og de kommer i denne rækkefølge: Virksomhedsopsætning · Din klinikprofil · Moms på ydelser og hold · Kontoplan. Hvert kort har sin egen gem-knap — gemmer du det ene, rører du ikke de andre. Du finder kortene ved at rulle ned ad siden i den rækkefølge.

Felterne i de næste fire punkter står alle i det øverste kort, Virksomhedsopsætning, og gemmes samlet med knappen Gem opsætning nederst i kortet.

Her fortæller du systemet, hvem der driver forretningen. Oplysningerne bruges to steder: som udgangspunkt, når du sætter moms på dine ydelser og hold — og senere i regnskabsoverblikket og i den fil, du sender til din revisor.

Virksomhedens navn

Det navn, der står som overskrift på din offentlige side — også når kunden booker en tid eller melder sig til et hold. Det er det, dine kunder ser. Højst 100 tegn.

Er du i tvivl: skriv det, du kalder dig over for kunderne — ikke nødvendigvis det, der står i CVR-registret.

Sådan gør du: skriv navnet i feltet Virksomhedens navn i kortet Virksomhedsopsætning, og tryk Gem opsætning nederst i kortet.

Virksomhedsform

Enkeltmandsvirksomhed, ApS, A/S, I/S eller anden virksomhedsform. Feltet starter som »— ikke valgt —«.

Vigtigt: regnskabsdelen i BaseTools er bygget til enkeltmandsvirksomheder. Vælger du en anden form, kan du stadig bruge alt det andet — booking, hold, kunder, journal — men opgørelserne og eksporten er lavet med enkeltmandsvirksomheden for øje. Tal med din revisor om, hvad det betyder for dig.

Sådan gør du: vælg formen i menuen Virksomhedsform i kortet Virksomhedsopsætning, og tryk Gem opsætning.

Virksomhedens startdato

Valgfri. Udfylder du den, ved systemet, at dit første år kun var et halvt eller et kvart år, og regner derefter. Det har betydning to steder: i tallene til selvangivelsen og i overvågningen af grænsen for digital bogføring.

Lader du feltet stå tomt, regnes alle år som hele år.

Sådan gør du: skriv datoen i feltet Virksomhedens startdato (valgfri) i kortet Virksomhedsopsætning, og tryk Gem opsætning. De tre felter ovenfor gemmes med den samme knap.

De to momsspørgsmål

Det er her, folk plejer at holde vejret. Der er to spørgsmål, og de er forskellige.

Er virksomheden momsregistreret? Ja eller nej. Er du i tvivl, står svaret på dit registreringsbevis fra Skattestyrelsen. Kort fortalt: er du momsregistreret, lægger du moms på det, du sælger, og du kan trække moms fra på det, du køber.

Har virksomheden momsfritagne sundhedsydelser? Nej · Ja, alle mine ydelser · Ja, nogle af mine ydelser.

Nogle behandlinger er fritaget for moms, fordi de regnes som sundhedsydelser. Andre er ikke. Mange behandlere har begge dele — en massage kan være det ene og et yogahold det andet.

Læs det her, hvis du er RAB-registreret: RAB-registrering betyder ikke automatisk, at en behandling er momsfritaget. Både din uddannelse og selve behandlingens karakter har betydning. Du er selv ansvarlig for at vælge den rigtige momsbehandling. Spørg din revisor, hvis du er i tvivl — det er præcis den slags spørgsmål, hun er der for. Er du i tvivl om, hvilke af dine ydelser der er momsfri, kan du bruge den gratis momsguide.

Begge spørgsmål starter som »— ikke valgt —«, og der bliver ikke gættet. Vælger du ingenting, kan du heller ikke sætte moms på en ydelse senere.

De tre momstyper, du senere kan sætte på en ydelse eller et hold, er de samme, som står i kontoplanen nederst på siden: salg med 25 % moms · salg som momsfri sundhedsydelse · salg uden moms. De må aldrig blandes sammen, selv om de sidste to begge giver nul kroner i moms — de betyder to forskellige ting i dit regnskab.

🔴 Dine to svar afgør, hvilke af de tre du overhovedet kan vælge:

⚠️ Har du kun svaret på det ene spørgsmål, er ingen af dem valgbare. Feltet siger til, at opsætningen skal udfyldes — det er ikke det samme som en tom liste.

Sådan gør du: udfyld felterne i kortet Virksomhedsopsætning og tryk Gem opsætning.

Hvis du ændrer noget bagefter

Har du allerede sat moms på dine ydelser eller hold, og ændrer du så opsætningen her, retter systemet dem ikke for dig. Det siger i stedet til, hvor mange der nu står i strid med opsætningen, så du selv kan gå dem igennem.

Det er med vilje. Momsen på en enkelt ydelse er dit valg, og et system, der stiltiende retter i den, er et system, du ikke kan stole på.

Det tredje kort på siden, Moms på ydelser og hold, minder om det samme: momsen vælges pr. ydelse under Opsætning → Booking og ydelser og pr. hold under Holdbooking. Opsætningen her er kun udgangspunktet.

Sådan gør du: skærmen siger, hvor mange der står i strid med den nye opsætning. Gå dem igennem ét sted ad gangen — ydelserne under Opsætning → Booking og ydelser, holdene under Holdbooking — og ret momstypen på hver enkelt.

Din klinikprofil

Dit svar her afgør, hvor længe BaseTools mener, dine journaler skal gemmes. Det er den eneste ting, der styrer fristen — derfor spørger vi.

⚠️ Du kan godt skrive journaler uden en profil. Notaterne står på kontaktens side under Kontakter. Profilen bruges to steder: i listen over journaler over fristen, og når du sletter en kunde permanent.

Kortet hedder Din klinikprofil og er det andet kort på siden. Der er fire profiler at vælge imellem:

• Autoriseret sundhedsperson — 10-årsgruppen (10 år, lovbestemt). Læge, tandlæge, klinisk tandtekniker, tandplejer, kiropraktor, jordemoder eller klinisk diætist.
• Autoriseret sundhedsperson — øvrige (5 år, lovbestemt). Anden autorisation efter autorisationsloven.
• RAB-registreret behandler (3 år). RAB er ikke en autorisation, men kræver optegnelser. Kræver din brancheforening længere opbevaring, så sæt fristen op.
• Øvrig behandler (3 år). Hverken autoriseret eller RAB-registreret. De 3 år er BaseTools' anbefalede standard — ikke en lovbestemt journalfrist.

Under valgene kan du skrive et antal år, hvis din brancheforening kræver en længere frist. Fristen kan kun sættes op. En lovbestemt frist kan ikke forkortes — heller ikke af dig.

Vælger du ingen profil, viser BaseTools ingen journaler til oprydning. Hellere ingenting end et forkert forslag: en gættet standard kunne foreslå en autoriseret sundhedspersons journal til sletning år for tidligt.

Der sker ingenting farligt, når du gemmer. Intet bliver slettet, og der sættes ingen sletning i gang. BaseTools noterer dit svar og kan derefter vise dig, hvilke journaler der er ældre end fristen. Du bestemmer selv, om og hvornår der ryddes op. Det står også på selve kortet, i den grå boks Hvad sker der, når du gemmer?

Hvor ofte? Se listen igennem én gang om året — for eksempel når du gør regnskabet op. Der kommer ingen påmindelse.

⚠️ Kontakter uden aktivitet er noget andet. Den frist er 12 måneder og gælder uden klinikprofil.

Sådan gør du: sæt prikken ved den profil, der passer, udfyld eventuelt antallet af år, og tryk Gem klinikprofil. Listen over journaler over fristen finder du bagefter under Opsætning → Konto og data, under overskriften Journaler over fristen længere nede på siden.

Har du Klienter, dukker punktet »Vælg din klinikprofil« også op på huskelisten Kom godt i gang på dit dashboard.

Kontoplan

Nederst på siden står kortet Kontoplan med syv felter. Dem skal du kun røre, hvis du bruger et bogføringssystem, der vil have dine tal ind på bestemte konti — så fortæller din revisor eller bogholder dig, hvad der skal stå.

De syv er: Salg med 25 % moms · Salg — momsfri sundhedsydelse · Salg uden moms (ikke momsregistreret) · Udgifter · Eget udtag · Eget indskud · Standardmodkonto (bank/kasse). To felter må gerne pege på det samme kontonummer.

Bruger du ikke et bogføringssystem, kan du lade dem stå tomme og gå videre. Ændrer du dem senere, gælder ændringen kun fremtidige eksporter — de filer, du allerede har lavet, ligger som de gjorde.

Sådan gør du: skriv numrene ind og tryk Gem kontoplan.

Fold alle afsnit sammen

Findes under Opsætning → Din offentlige side.

Siden er med, uanset hvilke moduler du har. Det er den side, dine kunder lander på, når de klikker på dit link.

Din webadresse er basetools.dk/ og så det navn, du valgte, da du oprettede kontoen. Har du Tidsbooking eller Holdbooking, får du to adresser mere: basetools.dk/book/dit-navn og basetools.dk/hold/dit-navn.

Øverst på siden står knappen Se din offentlige profilside (åbner i en ny fane). Brug den, når du vil se, hvad dine kunder ser.

Adressen kan du ikke selv ændre

Navnet i adressen ligger fast, fra du opretter kontoen. Det er med vilje: dine kunder har fået linket, det står måske på dit visitkort, og en adresse, der skifter, er en adresse, der holder op med at virke — i samme sekund.

Der findes ingen skærm, hvor du selv kan ændre den. Vi kan ændre den for dig.

Sådan gør du: skriv til kontakt@basetools.dk med det navn, du gerne vil have. ⚠️ Vær sikker, før du beder om det. Alle tre adresser skifter på én gang — basetools.dk/dit-navn, /book/dit-navn og /hold/dit-navn — og de gamle holder op med at virke med det samme. Også i mails, du allerede har sendt, i dine kunders bogmærker, på tryksager og i den kode, du har lagt ind på dit eget website.

Din e-mail og din adgangskode kan du derimod godt ændre selv. Det gør du under Opsætning → Konto og data — se Login og adgangskode.

Hvad du kan skrive

Alle felter er valgfri. Er et felt tomt, vises det bare ikke på din offentlige side. En helt tom side viser kun dit navn — grim, men ikke i stykker.

Præsentationstekst — fortæl kort om dig og din klinik. Højst 2000 tegn. Skriv det, du ville sige til en, der ringer og spørger »hvad laver I egentlig?«. To-tre afsnit er rigeligt.

Telefon, E-mail og Adresse — det praktiske. Adressen er fritekst på højst 200 tegn, så skriv den, som du ville skrive den på et brev.

Instagram og Facebook — indsæt linket til din profil, for eksempel instagram.com/dinklinik. Linket vises på siden.

Link til din privatlivspolitik — har du din egen privatlivspolitik, fx på din hjemmeside, så indsæt linket her. Det vises ved din bookingformular og holdtilmelding, lige under linjen om, at det er dig, der er ansvarlig for de oplysninger, dine kunder giver. Er feltet tomt, står linjen der stadig — bare uden link.

Har du ingen hjemmeside, så tryk Skriv din privatlivspolitik lige under feltet. Det åbner siden Din privatlivspolitik, hvor du skriver politikken i BaseTools. Tryk Indsæt skabelon for at få et forslag med dit navn, din kontakt og det, dine moduler gemmer. Skabelonen gemmes ikke, før du trykker Gem — og Gem afvises, så længe der står [UDFYLD …] et sted. Politikken vises på din egen side, og linjen ved formularen linker dertil. Har du også udfyldt linkfeltet, er det linket, dine kunder ser.

Godt at vide — praktisk info, dine kunder skal kende, før de kommer: parkering, hvordan man melder afbud, hvordan man betaler, »kom fem minutter før«. Højst 2000 tegn. Det er det felt, der sparer dig flest telefonopkald.

Sådan gør du: udfyld de felter, du vil bruge, og tryk Gem nederst i kortet. Felterne står alle i samme kort og gemmes sammen.

Hvad siden viser

Under overskriften Visning på profilsiden sætter du flueben ved det, siden skal vise: Vis tidsbooking (bookingknap, ydelser og åbningstider) og Vis hold og events. Har du Tidsbooking, kan du slå hele bookingdelen fra på én gang. Det samme gælder holdene.

Fluebenet handler kun om, hvad der vises. Slår du det fra, mister du ikke noget: dine ydelser, hold og bookinger står, hvor de stod, og dine direkte links virker stadig. Det er gardinet, ikke stikkontakten.

Nederst på siden, under overskriften Blokkenes rækkefølge, bestemmer du, hvad der står øverst. De seks blokke er Ydelser og priser · Hold og events · Godt at vide · Næste ledige tid · Sådan finder du mig · Åbningstider. Dit navn og din præsentation står altid øverst, og »Klar til at få en tid?« altid nederst.

Sådan gør du: rækkefølgen sættes med pilene ▲ og ▼ ud for hver blok — hvert klik flytter blokken ét trin og gemmes med det samme. Der er ingen gem-knap under Blokkenes rækkefølge.

Udseende

Farvetema — vælg et af de syv: Standard (navy og orange) · Dæmpet grøn · Varm terracotta · Støvet blå · Lys lavendel · Neutral sand · Aftendæmpet (mørkt). Temaet gælder hele din offentlige side — også når kunden booker en tid eller melder sig til et hold. Alle syv er kontrolleret for læsbarhed.

Foto bag toppen af profilsiden — valgfrit. Jpg eller png, højst 5 MB. Fotoet lægges bag dit navn øverst, og temafarven lægger sig over som et slør, så teksten kan læses. Et billede af klinikken eller lokalet virker bedre end et logo — folk skal kunne se, hvor de kommer hen.

Har du allerede lagt et foto op, og lader du feltet stå tomt, beholdes fotoet. Vil du af med det, sætter du flueben i Fjern fotoet ved gemning.

Sådan gør du: vælg tema og foto, og tryk Gem. Vil du se temaet, før du gemmer, så tryk Forhåndsvis i ny fane — den åbner din offentlige side i det valgte tema. ⚠️ Forhåndsvisningen gemmer ikke. Kun du kan se den; dine kunder ser fortsat det tema, der er gemt.

Booking på din egen hjemmeside

⚠️ Punktet kræver modulet Tidsbooking.

Har du allerede en hjemmeside, behøver du ikke sende dine kunder væk fra den. Nederst på siden står to færdige kodestumper — du skal ikke kunne programmere:

En »Book tid«-knap — en knap, du kan sætte ind på din egen side. Kunden klikker og kommer over til bookingen i en ny fane. Den virker alle steder, hvor du kan indsætte HTML, og det kan de fleste hjemmesideværktøjer.

Bookingsiden direkte på din side — hele bookingen vist inde på din egen hjemmeside, uden at kunden går nogen steder. ⚠️ Den mulighed er ikke slået til på alle konti. Er den ikke slået til på din, står der en besked om det i feltet, og knappen ovenfor virker i mellemtiden. Skriv til kontakt@basetools.dk, hvis du vil have den åbnet.

Sådan gør du: klik i feltet med kodestumpen — så markeres det hele — og kopiér med Ctrl+C. Sæt det ind på din hjemmeside, eller send det til den, der passer den for dig. Hun ved, hvad hun skal gøre med det.

Fold alle afsnit sammen

⚠️ Dette afsnit handler om modulet Tidsbooking. Har du det ikke, kan du springe afsnittet over.

Findes under Opsætning → Booking og ydelser.

Her bestemmer du fire ting: hvornår der kan bookes, hvad der kan bookes, hvad det koster, og hvad der sker, hvis nogen aflyser. Siden har fire kort: Åbningstider · Ferielukning · Ydelser · Aflysningsvilkår.

Åbningstider

Det øverste kort. En linje pr. ugedag. Sæt flueben i kolonnen Åben ved de dage, du har åbent, og skriv klokkeslæt i Fra og Til. Dage uden flueben er lukkede — der kan ikke bookes på dem.

Tider ligger på kvarter: 09:00, 09:15, 09:30 og så videre. Skriver du 09:07, siger systemet fra.

Det er ikke din arbejdstid, du skriver her. Det er det tidsrum, dine kunder må bestille i. Vil du holde eftermiddagen fri til papirarbejde, så stop klokken 14.

Sådan gør du: sæt flueben ved de dage, du har åbent, skriv fra-til på hver linje, og tryk Gem indstillinger nederst i kortet.

Buffer mellem bookinger

Står i samme kort som åbningstiderne. En pause, der altid lægges ind mellem to bookinger: 0, 5, 10 eller 15 minutter. En ny konto starter på 15.

Sæt den, hvis du skal skifte lagen, vaske hænder eller lige trække vejret. Med 10 minutters buffer og en behandling på en time kan næste kunde tidligst komme ind 70 minutter efter den forrige.

Sådan gør du: åbningstider og buffer gemmes sammen — tryk Gem indstillinger.

Ferielukning

Andet kort. Perioder, hvor der ikke kan bookes — uanset hvad åbningstiderne siger.

Brug det til ferie, kurser og de uger, hvor du er et andet sted.

⚠️ Dine kunder ser ikke en besked om, at du holder ferie. De ser bare, at der ikke er ledige tider i de dage. Vil du fortælle dem hvorfor, så skriv en linje i feltet Godt at vide under Opsætning → Din offentlige side.

Sådan gør du: skriv en dato i Fra og en i Til — til-datoen er den sidste lukkedag — og tryk + Tilføj periode. Du kan have flere perioder liggende samtidig.

Ydelser

Tredje kort. En ydelse er det, kunden kan vælge: »Klassisk massage, 60 min., 650 kr.«

Hver ydelse har fire ting: navn, varighed, pris og moms, og de står som kolonner i listen sammen med Status.

Momsfeltet kan først vælges, når du har udfyldt de to momsspørgsmål under Opsætning → Virksomheden. Indtil da står det som »ikke valgt«, og systemet gætter ikke. Momsen vælges pr. ydelse — en klinik kan sagtens have både momsfrie behandlinger og momspligtige.

Ydelser slettes aldrig. De bliver deaktiveret og lagt væk. Grunden er enkel: dine gamle bookinger peger på dem, og forsvandt ydelsen, ville din historik og dit regnskab holde op med at give mening. En deaktiveret ydelse kan ikke vælges af nye kunder, men de gamle bookinger står, som de gjorde.

Prisen fryses på bookingen. Sætter du prisen op i marts, betaler den, der bookede i februar, stadig februarprisen. Det er med vilje — kunden har fået en pris, og den skal holde. Der findes ingen skærm, hvor du kan rette prisen på en booking, der allerede ligger.

Sådan gør du: tryk + Opret ydelse øverst i kortet. Oprettelsen har sin egen side. En ydelse, der allerede findes, retter du ved at klikke på navnet i listen. Ud for hver ydelse står Aktiv eller Inaktiv og knappen Deaktivér.

En deaktiveret ydelse flytter ned i den sammenfoldede linje Inaktive ydelser nederst i kortet — der står et antal i parentes og ordene »gemt væk« efter. Klik på linjen for at folde den ud, og tryk Aktivér for at tage ydelsen i brug igen.

Aflysningsvilkår

Nederste kort. Valgfrit. Aflyser en kunde senere end fristen, koster det et gebyr.

Aflysningsvilkår er slået til — fluebenet, der tænder hele kortet.

Frist (timer før tiden) — hvor mange timer før tiden man senest kan aflyse gratis. Aflyser kunden senere end det, udløses gebyret. 24 er et almindeligt valg.

Gebyr (kr.) — beløbet.

Sådan aflyser kunden — din egen tekst om, hvordan man melder afbud. »Ring eller sms på 12 34 56 78« er nok. Teksten vises for kunden sammen med vilkårene, så det aldrig er uklart, hvad man skal gøre.

Vilkårene vises på din offentlige side, når kunden booker, og hun skal sætte flueben i, at hun accepterer dem, før hun kan bekræfte. Accepten gemmes med tidspunkt og IP-adresse som dokumentation — den kan du læne dig op ad, hvis gebyret skal gøres gældende.

⚠️ Udfylder du kun nogle af felterne, vises vilkårene slet ikke — heller ikke selv om fluebenet er sat. Halve vilkår er værre end ingen.

⚠️ Gebyret opkræves ikke af BaseTools. Systemet viser vilkårene og gemmer accepten. Selve opkrævningen er din egen handling.

Sådan gør du: sæt fluebenet, udfyld alle tre felter, og tryk Gem aflysningsvilkår.

Fold alle afsnit sammen

⚠️ Dette afsnit handler om modulet Tidsbooking. Har du det ikke, kan du springe afsnittet over.

Findes ikke i menuen — det er en del af din offentlige side. Webadressen står under Opsætning → Din offentlige side.

Det her er det, dine kunder ser, når de booker en tid på din offentlige side. Du behøver ikke gøre noget for at få det — bookingen er der, så snart du har en ydelse og en åbningstid.

Bookingen ligger på basetools.dk/book/ og så det navn, du valgte, da du oprettede kontoen.

De fire trin, kunden går igennem

1. Vælg behandling — dine aktive ydelser med varighed og pris.

2. Vælg dato — kun dage, hvor du har åbent, og som ikke er ferielukket.

3. Vælg tid — de tider, der rent faktisk er ledige. Systemet regner selv behandlingens varighed og din buffer med, så der aldrig tilbydes en tid, der ikke kan lade sig gøre.

4. Dine oplysninger — navn, telefon og e-mail. Navnet skal udfyldes, og kunden skal give mindst ét af de to andre: telefon eller e-mail. Ellers kan du ikke få fat i hende. Har du aflysningsvilkår, skal hun sætte flueben i, at hun accepterer dem. Så trykker hun Bekræft booking.

⚠️ Kunden kan ikke skrive en besked til dig, når hun booker. Der er ikke et kommentarfelt på siden. Vil du have besked om noget, så skriv det i feltet Godt at vide på din offentlige side og bed hende ringe eller skrive.

Hvad kunden får bagefter

En kvittering på skærmen — »Din tid er booket« — med tiden, en knap til at lægge aftalen i sin egen kalender, dine betalingsoplysninger, hvis du har slået dem til, og aflysningsvilkårene. Hvordan du slår betalingsoplysningerne til, står under Betaling i afsnit 15.

Og en bekræftelse på mail med tid, behandling og pris. Har hun ikke skrevet en e-mail, får hun kun kvitteringen på skærmen. ⚠️ Der sendes ikke sms — se Det kan BaseTools ikke.

Hvis der ikke kan bookes

Er dit abonnement udløbet, eller har du ikke sat noget op endnu, viser din offentlige side Booking er lukket og overskriften Sådan får du fat i mig. Dér står de kontaktoplysninger, du har skrevet på din offentlige side — som knapper, kunden kan trykke på: Ring, Skriv en mail og Se profilen og åbningstider.

Kunden står altså aldrig med en død side. Det er en af grundene til at udfylde telefon og e-mail, selv om du synes, alle kender dem.

Sådan gør du: udfyld Telefon og E-mail under Opsætning → Din offentlige side og tryk Gem. Er de tomme, står der kun knappen til profilen.

Fold alle afsnit sammen

⚠️ Dette afsnit handler om modulet Tidsbooking. Har du det ikke, kan du springe afsnittet over.

Findes under Tidsbooking.

Kalenderen er der, hvor du ser din dag. Den har tre dele: ugen øverst, dagen, der folder sig ud, når du klikker på den, og kortet Oversigt nederst.

Ugen

Mandag til søndag med dine bookinger fordelt på dagene. I dag er markeret. Lukkedage og ferieuger kan ses med det samme.

Sådan gør du: « Forrige uge og Næste uge » flytter dig frem og tilbage, og I dag springer tilbage til nu.

Dagen

Klik på en dag, så folder den sig ud nedenunder med dagens bookinger i detaljer: tid, kunde, kontaktoplysninger, ydelse, status og pris.

Under hver booking står dokumentationen: hvornår bookingen blev lavet, og fra hvilken IP-adresse. Det er den, du kan læne dig op ad, hvis nogen påstår, de aldrig har bestilt tid — eller hvis et aflysningsgebyr skal gøres gældende.

Har du booket tiden for kunden, står der Booket af dig og tidspunktet i stedet for en IP-adresse. Kunden har ikke selv booket, så der er ikke noget bevis fra hende at vise.

Har du modulet Klienter, er kundens navn et link til kontaktens side.

⚠️ Du opretter ikke en booking i selve kalenderen. Ringer en kunde og vil have en tid, trykker du Book for en kunde øverst på Dashboard. Se Book for en kunde.

Status — og hvorfor det betyder noget

Hver booking har en status, og du sætter den her: Booket, Gennemført, Udeblevet eller Aflyst.

Sådan gør du: vælg i menuen ud for bookingen og tryk Gem.

Sætter du en booking til Gennemført, bogføres indtægten automatisk under Posteringer. Du skal ikke skrive den ind nogen steder. Fortryder du og ændrer statussen igen, fjernes posteringen af sig selv.

Det er hele idéen med regnskabsdelen: du passer din kalender, og tallene følger med. Så husk at markere dine dage — det er dét, der holder regnskabet levende.

Udeblevet er ikke det samme som Aflyst. Udeblevet er den, der ikke kom. Aflyst er den, der meldte fra. Forskellen betyder noget, hvis du har et aflysningsgebyr.

Oversigten

Nederst finder du kortet Oversigt med en liste over Kommende eller Tidligere bookinger, delt op på sider. Brug den, når du leder efter noget bestemt i stedet for at bladre uge for uge.

Sådan gør du: skift mellem de to lister med knapperne Kommende og Tidligere øverst i kortet.

Fold alle afsnit sammen

⚠️ Dette afsnit handler om modulet Holdbooking. Har du det ikke, kan du springe afsnittet over.

Findes under Holdbooking.

Et hold er alt, hvor der kommer flere ad gangen: et yogahold hver tirsdag, et weekendkursus, en workshop.

Siden Holdbooking har to kort: Kommende afholdelser øverst, med alle gange på alle dine hold, og Dine hold under det.

Sådan opretter du et hold

Sådan gør du: tryk + Opret hold øverst på siden Holdbooking. Du udfylder:

Navn — det, kunden ser. »Yoga for begyndere, tirsdag«.

Beskrivelse — hvad holdet er, og hvem det er for. Valgfrit, men det er den tekst, der får folk til at melde sig til.

Kapacitet — hvor mange der er plads til, mellem 1 og 500. Når en gang er fyldt, lukker den automatisk for tilmelding, og kunderne ser »Fuldt booket«. Du skal ikke selv holde øje. ⚠️ Kapaciteten gælder alle holdets gange. Ændrer du den, ændrer du den for dem alle — også dem, der allerede har tilmeldte.

Pris pr. deltager — hvad én plads koster pr. gang. Prisen fryses på tilmeldingen, ligesom på en booking.

Moms — som på ydelserne kræver feltet, at du har udfyldt Opsætning → Virksomheden. Bemærk: du skal vælge momstype, også på gratis hold.

Til sidst trykker du Opret hold. Retter du et hold, der allerede findes, hedder knappen Gem hold.

Hvordan må man tilmelde sig?

Et hold kan finde sted flere gange. I kortet Hvordan må man tilmelde sig? bestemmer du, om dine kunder må vælge de enkelte gange hver for sig, eller om de skal tilmelde sig alle gangene på én gang. Der er tre muligheder:

Én gang ad gangen Din kunde vælger én dato og tilmelder sig den. Vil hun med flere gange, gentager hun tilmeldingen for hver dato. Passer til hold, hvor man kommer, når man kan.

Flere gange på én gang — kunden vælger selv hvilke Din kunde ser alle datoerne med et felt ud for hver og sætter flueben ved dem, hun kan. En knap sætter flueben ved dem alle. Hun får én kvittering med ét samlet beløb. Passer til de fleste hold.

Kun hele forløbet Din kunde tilmelder sig alle datoerne og kan ikke fravælge nogen. Er der ikke plads på dem alle, kan holdet ikke købes. Passer til forløb, hvor gangene bygger oven på hinanden.

Formen vælges pr. hold. To hold på din side kan sagtens have hver sin. Har du ikke valgt noget, står holdet på Én gang ad gangen.

Sådan gør du: sæt prikken ved den form, du vil have, og tryk Gem hold. Valget står i samme formular som holdets øvrige oplysninger.

Datoerne

Et hold uden datoer vises ikke på din offentlige side. Det er ikke en fejl — der er ikke noget at melde sig til endnu.

Under Hvornår holdes det? skriver du første dato, fra, til og antal gange, når du opretter holdet.

• Antal gange = 1 giver ét enkelt event. En workshop, en foredragsaften.
• Antal gange = 10 giver ti uger i træk — samme ugedag, samme tidspunkt.

Sådan gør du senere: skal der flere datoer på, bruger du kortet Tilføj afholdelser længere nede på holdets side. Udfyld Første dato, Fra, Til og antal gange, og tryk Tilføj. Tidspunktet er på forhånd udfyldt med det, du brugte sidst.

Når en enkelt gang skal flyttes eller aflyses

Kortet Kommende afholdelser på holdets egen side viser hver gang for sig med sin status.

Ret flytter én enkelt gang til en anden dato eller et andet tidspunkt. Brug det, når der er helligdag, eller når lokalet er optaget. Kun gange i fremtiden kan flyttes.

Aflys bruger du, når holdet ikke bliver til noget den dag. ⚠️ På en aflyst gang kan der ikke markeres fremmøde. Giv selv deltagerne besked — BaseTools sender ikke en mail ud om en aflysning.

De øvrige gange i serien rører sig ikke. Du aflyser en tirsdag, ikke hele holdet.

Sådan gør du: åbn holdet, find gangen i kortet Kommende afholdelser og tryk Ret eller Aflys ud for den. Du kommer til holdet ved at klikke på dets navn, også i overblikket på siden Holdbooking.

Overblikket over alle hold

Kortet Kommende afholdelser øverst på siden Holdbooking viser alle gange på alle dine hold de næste 8 uger — denne uge og syv hele uger mere. Gangene står delt op i uger med ugenummer og datoer, så du kan se, hvad der sker i næste uge, uden at åbne hvert hold.

Hver linje har tidspunktet, holdets navn, hvor mange der er tilmeldt ud af pladserne, og knappen Deltagere. Er alle pladser taget, står der Fuldt. En aflyst gang står med Aflyst. En gang på et hold, du har deaktiveret, står der stadig, med (deaktiveret) efter navnet. De tilmeldte kommer jo stadig.

Kortet viser højst 100 gange. Har du flere, siger kortet det, og du ser resten på hvert holds egen side.

Sådan gør du: tryk Deltagere for at se, hvem der kommer, eller klik på holdets navn for at rette eller aflyse en gang. Selve kortet kan ikke ændre noget.

Deltagerne

Klik på en afholdelse for at se, hvem der er tilmeldt: navn, kontaktoplysninger, pris og fremmøde. Det er også her, du markerer, hvem der faktisk dukkede op. En deltager, du selv har meldt til, står med (tilmeldt af dig).

Sådan gør du: tryk Mødt eller Ikke mødt ud for deltageren. Fortryder du, trykker du Fortryd markering.

»Mødt« bogfører deltagerens pris som indtægt under Posteringer — helt som en gennemført booking. Gratis hold bogføres ikke. Fortryd markering fjerner posteringen igen.

Skal en deltager af listen, trykker du Afmeld. ⚠️ Det kræver, at fremmøde-markeringen er fjernet først — ellers ville en postering blive stående på en, der ikke er tilmeldt. Afmeldte deltagere står nederst på siden og kan sættes tilbage.

⚠️ Dine kunder kan ikke afmelde sig selv. Melder nogen fra, må du gøre det her. Skriv i holdets beskrivelse eller i Godt at vide på din offentlige side, hvordan man melder afbud.

⚠️ En kunde kan heller ikke afmelde ÉN dato af et købt forløb. Har hun købt alle gangene på én gang og kun kan komme til nogle af dem, må du afmelde hende fra de enkelte gange her.

Sådan melder dine kunder sig til

Dine hold står på din offentlige side under basetools.dk/hold/ og så det navn, du valgte, da du oprettede kontoen.

Kunden ser dine hold som en foldet liste — ét hold pr. linje med navn, pris, antal gange og første dato. Hun klikker på det, hun er interesseret i, og folder det ud.

Tilmeldingen er to trin, og der står Trin 1 af 2 og Trin 2 af 2 øverst, så hun kan se, hvor hun er.

Trin 1 — Hold og tidspunkt. Hvad hun ser, afhænger af holdets tilmeldingsform:

• Én gang ad gangen: hun klikker på den dato, hun vil med på.
• Flere gange på én gang: hun sætter flueben ved de gange, hun kan. Knappen Vælg alle ledige gange sætter flueben ved dem alle.
• Kun hele forløbet: alle gange følger med, og der er intet at vælge fra.

Ud for hver gang står, hvor mange pladser der er tilbage: »N af M pladser ledige«, »1 plads tilbage« eller Fuldt booket.

Trin 2 — Dine oplysninger. Navn, telefon og e-mail — navnet skal udfyldes, og hun skal give mindst ét af de to andre. Så trykker hun Tilmeld mig.

Bagefter får hun en kvittering med sine pladser, ét samlet beløb, en knap til sin egen kalender og dine betalingsoplysninger, hvis du har slået dem til — plus en bekræftelse på mail.

Er der ikke plads på alle de valgte datoer, går tilmeldingen ikke igennem. Enten kommer hun med på dem alle, eller også kommer hun ikke med på nogen. Beskeden nævner de datoer, der blev fyldt, så hun kan fjerne dem og prøve igen — og hendes øvrige flueben står, hvor hun satte dem.

Er der ingen hold med datoer, siger siden »Der er ingen hold planlagt lige nu«.

Dine hold

Kortet Dine hold har alle dine aktive hold og kolonnen Bemærk. Er alt i orden, er den tom. Ellers står der, hvad du skal kigge på:

• Ingen kommende datoer — vises ikke udadtil — holdet har ingen gange fra i dag og frem, så kunderne kan ikke finde det. Se Datoerne.
• Næste gang (dato) — efter overblikket — holdets næste gang ligger så langt ude, at den ikke står i overblikket endnu.
• Moms: Ikke valgt eller Moms passer ikke med virksomhedsopsætningen — ret momsen på holdets side.

Sådan gør du: klik på holdets navn for at rette navn, pris, kapacitet og moms eller tilføje datoer.

Hold, du ikke bruger mere

Et hold kan deaktiveres i stedet for at blive slettet. Det flytter ned under Deaktiverede hold, forsvinder fra din offentlige side, og alle tilmeldinger og alt regnskab står, hvor det stod. Kører du det samme forløb igen til efteråret, tænder du det bare igen.

Sådan gør du: tryk Deaktivér ud for holdet i kortet Dine hold. Vil du have det tilbage, trykker du Aktivér igen under Deaktiverede hold.

Fold alle afsnit sammen

Siden er med, uanset hvilke moduler du har. ⚠️ To kort på siden kræver modulet Klienter: klientforløbet og journalen. Har du ikke Klienter, kan du springe de to punkter over.

Findes under Kontakter.

Kontakter er dit personregister: alle de mennesker, du har haft med at gøre. Én person, én linje. Klikker du på navnet, åbner kontaktens side med alt, hvad BaseTools ved om personen.

De fleste kontakter kommer af sig selv

Du behøver ikke skrive dine kunder ind. Booker en kunde en tid, eller melder hun sig til et hold, oprettes hun som kontakt automatisk. (Det kræver, at du har Tidsbooking eller Holdbooking.)

Systemet genkender en kunde, den har set før, sådan her:

1. Først på e-mail — store og små bogstaver er ligegyldige.
2. Ellers på det gældende telefonnummer.
3. Aldrig på navn alene. To forskellige »Anne Jensen« skal ikke smelte sammen.

Er der intet match, oprettes en ny kontakt.

En kontakt, der findes i forvejen, bliver aldrig ændret automatisk. Skriver kunden sit navn anderledes eller bruger en anden e-mail, kobles bookingen bare på den kontakt, der er — dine egne rettelser bliver stående.

Kunder fra dine tidligere bookinger

Sådan gør du: gå til Opsætning → Konto og data og find overskriften Indlæs kunder fra dine bookinger og holdtilmeldinger længere nede på siden. Der står, hvor mange registreringer der endnu ikke er koblet. Vælg, hvor meget der mindst skal være på en kunde, før hun oprettes, og kør indlæsningen. Den samme kunde oprettes kun én gang, og kunder, der allerede findes, kobles uden at blive ændret.

Sådan opretter du selv en kontakt

Sådan gør du: tryk + Opret kontakt øverst på listen.

Navn skal udfyldes. Og du skal give mindst ét af de to andre — E-mail eller Telefon. Uden et af dem kan du ikke få fat i hende, og så er kontakten ikke til megen nytte.

Knappen nederst hedder Opret kontakt, når kontakten er ny, og Gem ændringer, når du retter en, der findes i forvejen. Ved siden af står Tilbage til listen.

Telefonnumre gemmes med landekode. Skriver du otte cifre, regnes de som danske og får +45 foran.

Sådan finder du en bestemt kunde

Sådan gør du: skriv i feltet Søg i navn eller e-mail og tryk Søg. Har du Klienter, kan du samtidig vælge i menuen ved siden af: Alle kontakter, Aktiv klient, Afsluttet eller Ikke klient. Nulstil rydder søgningen. Over listen står, hvor mange der blev fundet.

Klientforløbet

⚠️ Kortet kræver modulet Klienter.

Et klientforløb er BaseTools' måde at sige »det her er en, jeg behandler« — til forskel fra en, der har ringet én gang. Forløbet har tre tilstande: Ikke klient, Aktiv klient og Afsluttet.

Forløbet oprettes af sig selv, første gang personen booker en tid, melder sig til et hold eller får skrevet et journalnotat. Du skal ikke trykke på noget for at starte det.

Sådan gør du, når et forløb er slut: tryk Afslut forløbet på kortet Klientforløb. Intet slettes — journalen og historikken bliver stående, og kommer hun igen, trykker du Genåbn forløbet.

Journalen

⚠️ Kortet kræver modulet Klienter.

Journalen er dine notater om behandlingen. Ét notat pr. gang er en god vane: hvad skete der i dag, og hvad er aftalt til næste gang.

Sådan gør du: skriv i feltet Nyt journalnotat på kontaktens side og tryk Gem notat. Et notat kan være op til 5.000 tegn.

⚠️ Et journalnotat kan ikke ændres eller slettes, når det først er gemt. Det er med vilje: en journal, man kan skrive om bagefter, er ingen journal. Læs det igennem, før du gemmer.

Journalen vises altid — den kræver ikke, at du har valgt en klinikprofil. Profilen afgør kun, hvor længe journalen skal gemmes, og dermed hvad der kommer med på listen over journaler over fristen. Se Din klinikprofil.

Hvad ellers står på kontaktens side

Kortene dukker op, når der er noget at vise, og springes over, når der ikke er:

• Sager — salgssager på personen. Du kan også oprette en ny sag her: kun Hvad skal der ske? og Hvornår? — navnet kommer fra siden. ⚠️ Kræver Salg.
• Firma — de virksomheder, hun er knyttet til, og hendes rolle.
• Bookinger — hendes seneste tider med status og pris. ⚠️ Kræver Tidsbooking.
• Holdtilmeldinger — hold, tidspunkt, fremmøde og pris. ⚠️ Kræver Holdbooking.
• Telefonhistorik — de numre, hun har haft, og hvornår. Numre slettes aldrig, så et gammelt nummer kan altid slås op. Vises de seneste 20.

Sådan gør du: åbn kunden ved at klikke på navnet i Kontakter. Kortene står under hinanden på kontaktens side — rul ned.

Dataudtræk — når kunden beder om sine oplysninger

En kunde har ret til at få alt, hvad du har registreret om hende. BaseTools samler det for dig: stamdata, telefonhistorik, journal, bookinger, holdtilmeldinger og posteringer.

Sådan gør du: åbn kontaktens side, find kortet GDPR, og tryk Dataudtræk — alle oplysninger om kunden.

Sletning — farezonen

Nederst på kontaktens side ligger den røde boks Slet kunden permanent. Læs teksten i boksen, før du trykker: det er ikke en oprydning, det er en sletning.

Det slettes helt: kontakten, al telefonhistorik, hele journalen, klientforløbet, tilknytningerne til virksomheder, notater på salgssager, der kun handlede om personen — alle bookinger og holdtilmeldinger, både de afholdte og de kommende — og de gemte eksportfiler, kunden står i.

Det bevares uden navn og kontaktoplysninger: salgssager og regnskabsposteringer. Bogføringsloven kræver, at tallene bliver. Posteringen beholder beløb, bogføringsdato og moms — men ikke klokkeslæt, varighed eller ydelse. En salgssag slettes aldrig; den bliver stående med sit udfald. Afholdte hold beholder deres deltagerantal, men ikke hvem der deltog.

⚠️ Om eksportfilerne: en eksportfil hører til din konto, ikke til den enkelte kunde. Slettes en fil, fordi denne kunde står i den, forsvinder de andre kunders linjer i samme fil med. Selve eksporten står stadig i historikken, så intet kan eksporteres to gange. Den fil, du allerede har sendt til din bogholder, røres ikke — den ligger hos ham.

⚠️ Har kunden aftaler i kalenderen, siger skærmen det, og de forsvinder helt. Ingen får besked om det.

⚠️ Rækkefølge: har kunden bookinger, der endnu ikke er markeret som Gennemført, så gør det først. Bagefter er de væk, og indtægten er aldrig blevet bogført.

⚠️ Det kan ikke fortrydes.

Sådan gør du: hent dataudtrækket først og gem det uden for BaseTools — journalen slettes permanent her og findes ikke andre steder. Sæt derefter begge flueben: »Jeg har hentet dataudtrækket og gemt det uden for BaseTools« og »Jeg forstår, at alle persondata om … slettes permanent«. Så bliver knappen Slet kunden permanent brugbar.

⚠️ Der findes ingen »anonymisér i stedet«-knap. Anonymiseringen af regnskabet sker af sig selv som en del af sletningen — den kan ikke vælges for sig.

Kunder, du ikke har hørt fra i lang tid

Under Opsætning → Konto og data står listen Kontakter uden aktivitet med dem, der har ligget stille i mere end 12 måneder. Den frist er 12 måneder for alle og har intet med din klinikprofil at gøre. Listen er der, så du kan rydde op uden at lede — ikke fordi noget skal slettes. Du bestemmer selv.

Sådan gør du: gå til Opsætning → Konto og data og rul ned til overskriften Kontakter uden aktivitet. Fremgangsmåden står under Sådan rydder du op.

Fold alle afsnit sammen

Findes under Firmaer og under Salg.

Firmaer er med, uanset hvilke moduler du har. ⚠️ Salgssager kræver modulet Salg. Har du det ikke, kan du springe punkterne om sager over.

De to ting hænger sammen, men de er ikke det samme. Et firma er stamdata — en virksomhed, du har med at gøre, på linje med en person. En salgssag er en huskeseddel om noget, du er i gang med at sælge.

Firmaer

Et firma er relevant, når din kunde ikke er en enkelt person: en virksomhed, der køber massage til sine medarbejdere, en kommune, der bestiller et kursus.

Sådan gør du: tryk + Opret firma på listen. Firmaets navn skal udfyldes. Derudover kan du skrive CVR-nummer, Adresse og Betalingsaftale — det sidste er fritekst, så skriv det, I har aftalt: »Faktura pr. mail, 14 dage« eller »Betaler forud«. Tryk Gem.

⚠️ BaseTools sender ikke fakturaer. Der findes ingen fakturering i programmet. Feltet er en note til dig selv om, hvad I har aftalt.

Hvem i firmaet

Et firma har kontaktpersoner — personer fra dit eget kontaktregister med hver sin rolle: »HR-chef«, »den, der bestiller«.

Sådan gør du: på firmaets side vælger du en person i menuen Knyt en person, skriver en Rolle og trykker Knyt til firmaet. Skifter personen job, trykker du Afslut ud for hende — tilknytningen flytter ned under Tidligere med datoerne, så du kan se, hvem der var hvem hvornår.

Det samme kan gøres fra kontaktens side under kortet Firma.

Firmaer, du ikke handler med længere

Sådan gør du: tryk Luk firmaet ned nederst på firmaets side. Det forsvinder fra listen og kan ikke vælges, når du opretter noget nyt. Alt andet bliver stående: kontaktpersoner, historik og de sager, der hænger på firmaet. Tryk Åbn firmaet igen, hvis I får noget for igen.

⚠️ Du kan lukke et firma ned, selv om der er åbne sager på det. Sagerne bliver stående, som de er — de bliver hverken lukket eller skjult. Det er med vilje: en enkelt glemt sag skal ikke kunne holde et firma åbent for evigt.

Sådan finder du et lukket firma frem igen: vælg Alle firmaer i menuen øverst på listen og tryk Vis.

Salgssager

⚠️ Punktet kræver modulet Salg.

En sag er et salg, der endnu ikke er afgjort: et tilbud, du har sendt, en virksomhed, der har spurgt til et forløb, en kunde, der vil tænke over det.

Sagen bygger på ét spørgsmål: hvad skal der ske, og hvornår? Det er de eneste to felter, du skal udfylde. Resten er frivilligt.

Sådan gør du: tryk + Opret sag på listen under Salg. Kortet hedder Ny sag og har fem felter:

• Hvad skal der ske? — den næste handling. »Ring og hør om tilbuddet«.
• Hvornår? — datoen.
• Person (valgfri) — en rulleliste over dine kontakter. Den står på »— ingen —«, indtil du vælger.
• Firma (valgfri) — en rulleliste over dine aktive firmaer. Et firma, du har lukket ned, står der ikke.
• Hvem eller hvad handler det om? — et navn, du selv skriver. På skærmen står der: »Bruges kun, hvis du ikke vælger en person eller et firma ovenfor.«

Tryk Opret sag.

Hvem sagen handler om

Vælger du en person, bruges hendes navn.

Vælger du kun et firma, bruges firmaets navn.

Vælger du begge, er personen den, sagen handler om, og firmaet er sammenhængen. Sagen står så begge steder: på kontaktens side og på firmaets. Det er tilfældet »Anna hos Nordlys Revision« — du taler med Anna, og det er firmaet, der betaler.

Vælger du ingen af delene, bruges det, du skrev i Hvem eller hvad handler det om?

⚠️ En sag, du oprettede med et navn i fri tekst, mister ikke navnet, fordi du åbner den og gemmer. Navnet skifter kun, hvis du vælger en person eller et firma.

Sager fra kontaktens eller firmaets side

Står du allerede på den, sagen handler om, skal du ikke skrive navnet igen.

Sådan gør du: på en kontakts side bruger du kortet Sager; på et firmas side hedder kortet det samme. Begge steder er der kun to felter — Hvad skal der ske? og Hvornår? — og knappen hedder Opret sag. Navnet kommer fra den side, du står på.

På firmaets kort står det direkte: »Navnet kommer fra firmaet herover. Emne, kilde og beløb kan tilføjes inde på sagen.«

Sagens egen side

Klikker du på sagen, kan du udfylde Emne, Kilde (hvor kom henvendelsen fra) og Beløb i kroner. Tryk Gem.

De to rullelister står også her. Det betyder, at en sag kan knyttes bagefter: en sag, du oprettede med et navn i fri tekst, kan du senere sætte på den rigtige person eller det rigtige firma — og navnet i listen følger med af sig selv.

Er sagen knyttet til en person, står knappen Se personen øverst på siden; er den knyttet til et firma, står Se firmaet der. Har sagen begge, står begge knapper.

Når sagen er afgjort

En sag slettes aldrig. Den lukkes med sit udfald og bliver stående — også den, du tabte. Det er hele pointen: du skal kunne se, hvad der blev af de henvendelser, du fik.

Der er tre udfald: Vundet, Tabt og Henlagt.

Sådan gør du: vælg udfaldet i menuen Hvordan endte den? på kortet Udfald, og tryk Luk sagen. Ramte du forkert, trykker du Åbn sagen igen.

⚠️ At lukke en sag som »Vundet« bogfører ingenting. Pengene kommer først i regnskabet, når du markerer en booking som gennemført, sætter fremmøde på et hold eller selv opretter en postering. Se Det meste kommer af sig selv.

Noterne på sagen

Sådan gør du: skriv i feltet Ny note og tryk Gem noten.

⚠️ Noter kan ikke rettes eller slettes bagefter. De er sagens historik.

Sådan finder du en gammel sag: vælg Lukkede sager i menuen øverst på listen og tryk Vis.

Fold alle afsnit sammen

Siden er med, uanset hvilke moduler du har.

Findes under Posteringer.

En postering er én linje i regnskabet: et beløb, en dato og en tekst. Siden viser dem én måned ad gangen.

Det meste kommer af sig selv

Du skal ikke skrive dine indtægter ind. De opstår automatisk:

• Sætter du en booking til Gennemført i kalenderen, bogføres den. (Kræver Tidsbooking.)
• Sætter du Mødt på en holddeltager, bogføres pladsen. Gratis hold bogføres ikke. (Kræver Holdbooking.)

I kolonnen Kilde står, hvor linjen kom fra: Booking, Holdbooking eller Manuel.

Det er derfor, det betaler sig at markere sine dage. Regnskabet er ikke noget, du laver bagefter — det bliver til, mens du passer kalenderen.

Det, du selv skal skrive ind

Udgifter. Og de indtægter, der ikke kom gennem BaseTools — for eksempel et klippekort, du har solgt uden om systemet.

Sådan gør du: tryk + Opret postering. Vælg først typen øverst:

• Indtægt — penge ind.
• Udgift — penge ud.
• Eget udtag — penge eller varer, du tager ud af virksomheden til dig selv. Det er ikke en udgift og trækkes ikke fra.
• Eget indskud — penge, du selv lægger ind i virksomheden. Det er ikke en indtægt og beskattes ikke.

⚠️ Eget udtag og eget indskud kan kun bruges af enkeltmandsvirksomheder. Har du valgt en anden virksomhedsform under Opsætning → Virksomheden, står der på siden, at de to er spærret.

Udfyld Beløb (kr.), Dato og Tekst, og tryk Opret postering. Vælger du ingen dato, lægges posteringen i den måned, du står i.

⚠️ Beløbet er altid inkl. moms. Momsen regnes ud af beløbet — du skal ikke lægge den oven i.

⚠️ Undgå personnavne i teksten. Den gemmes i regnskabet og kommer med i eksporten.

Bilaget

På en udgift kan du udfylde tre valgfrie felter fra kvitteringen: Bilagsnr., Moms på bilag (kr.) og Heraf fradrag (kr.) — den del af bilagets moms, du må trække fra. Du kan også vedhæfte en kopi af selve bilaget: PDF, JPG eller PNG, højst 5 MB.

Bilaget kan kun vedhæftes en udgift. Momsen på bilaget kan ikke overstige udgiftens beløb, og fradraget kan ikke overstige momsen på bilaget — systemet siger fra.

Sådan gør du: felterne står under overskriften Fra kvitteringen på siden Ny postering — de vises kun, når du har valgt typen Udgift.

Er der vedhæftet et bilag, står der (bilag) ud for linjen i listen, og du kan klikke på det.

Hvis du har skrevet noget forkert

En postering kan ikke slettes, og beløbet kan ikke ændres. Sådan skal et regnskab være: en linje, der kan skrives om bagefter, er ingen dokumentation.

Du har to muligheder på dine egne, manuelle posteringer:

• Ret tekst — teksten kan rettes. Tryk Ret tekst ud for linjen, skriv den nye tekst, og tryk Gem tekst.
• Annullér — der lægges en modpost på, så de to går ud med hinanden. Den oprindelige linje bliver stående, og modposten står som korrektion. Skulle beløbet, momsen eller bilaget have været anderledes, så opret posteringen igen bagefter under + Opret postering med de rigtige oplysninger.

Kommer du fra kontrollisten på Tal til selvangivelsen via Åbn posteringen, lander du direkte på den rigtige måned og linje. Linjen er mærket Den her.

⚠️ Automatiske posteringer kan ikke rettes eller annulleres her. Er en booking bogført ved en fejl, retter du den i kalenderen: ændrer du statussen væk fra Gennemført, forsvinder posteringen af sig selv. Det samme gælder Fortryd markering på en holddeltager.

Mangler en automatisk postering moms? Så står der en knap, Hent moms fra ydelsen (eller fra holdet), ud for linjen. Sæt først momsen på ydelsen eller holdet, og tryk så på knappen — momsen skrives på posteringen, og den kommer med ved næste regnskabseksport. Beløb og dato ændres ikke. En postering, der allerede er eksporteret, kan ikke ændres.

Månederne

Sådan gør du: brug knapperne « Forrige måned og Næste måned » over listen, og Tilbage til denne måned for at komme hjem igen.

Fold alle afsnit sammen

Siderne er med, uanset hvilke moduler du har.

Fire sider, fire spørgsmål. De bygger alle på de samme posteringer.

1. Overblik nu

Findes under Regnskab → Overblik nu.

Siden, du kigger på, når du lige har lukket døren efter dagens sidste kunde.

Øverst står dagen og ugen: indtægt og resultat lige nu. Ugen går fra mandag til søndag, og de tal følger altid dagens dato — de ændrer sig ikke, når du vælger en anden måned længere nede.

Under det står Valgt måned med fem tal: indtægter, udgifter, resultat, eget udtag og eget indskud. Resultatet er indtægter minus udgifter. Eget udtag og eget indskud er dine egne bevægelser og tælles ikke med.

Nederst står året måned for måned med en sumlinje.

Sådan gør du: skift måned med « Forrige måned og Næste måned ».

⚠️ Mangler der momsoplysninger på nogle posteringer, siger siden det. Det sker, hvis en ydelse eller et hold ikke har fået valgt moms. Sæt momsen på under Opsætning → Booking og ydelser og Holdbooking, og udfyld Opsætning → Virksomheden. De posteringer, der allerede er bogført uden moms, får momsen med knappen Hent moms under Posteringer.

2. Omsætningsgrænsen

Findes under Regnskab → Omsætningsgrænsen.

Driver du enkeltmandsvirksomhed, skal du bogføre i et registreret digitalt bogføringssystem, hvis din nettoomsætning har været på mere end 300.000 kr. i hvert af de to foregående indkomstår. Reglen trådte i kraft 1. januar 2026.

Siden holder øje med, hvor du ligger, år for år, og siger til i god tid — så et krav ikke kommer bag på dig midt i et regnskabsår.

⚠️ Det er ikke momsgrænsen. De to ting forveksles ofte og har intet med hinanden at gøre.

⚠️ Afgørelsen er din, ikke systemets. BaseTools regner på det, der er registreret i BaseTools. Har du omsætning uden om, tæller den med i virkeligheden, men ikke her. Kontrollér beregningen med din bogholder eller revisor.

Sådan gør du: der er ikke noget at udfylde. Åbn siden, læg mærke til beskeden øverst, og gå årene igennem nedenfor — hvert år har sin egen tabel med nettoomsætningen måned for måned. Står der posteringer uden momsoplysninger, er de ikke talt med: sæt momsen på under Opsætning → Booking og ydelser og Holdbooking, og tryk Hent moms på de posteringer, der allerede er bogført, under Posteringer. Står der Manuel: tryk Annullér, og opret den igen med moms valgt. Et annulleret par tælles ikke med. Kontrollisten på Tal til selvangivelsen viser dem og fører dig direkte hen til hver enkelt.

3. Tal til selvangivelsen

Findes under Regnskab → Tal til selvangivelsen.

Én gang om året skal virksomhedens resultat oplyses til Skattestyrelsen på oplysningsskemaet i TastSelv — året efter, fra marts og senest 1. juli. Siden samler de tal, BaseTools kender: nettoomsætning, driftsudgifter, årets resultat, et momsoverblik og de private bevægelser (eget udtag og indskud), som står uden for resultatet.

Boksen under Indkomstår siger, hvor året står: er det i gang, skal tallene ikke indberettes endnu; er det slut, står fristen der.

Hvor skal resultatet hen? siger, hvilken rubrik tallet hører til: et overskud i rubrik 111, et underskud i rubrik 112. Renter hører ikke til i resultatet — de oplyses for sig i rubrik 114 og 117. Har du registreret renter som en udgift, skal de trækkes ud af tallet.

Under 300.000 kr. i nettoomsætning? forklarer, hvornår du kan være fritaget for de detaljerede regnskabsoplysninger (rubrik 301 og 302). Det er ikke den samme regel som Omsætningsgrænsen, selv om beløbet er det samme.

Kontrollisten midt på siden er den vigtigste. Den siger, hvad der mangler, før tallene kan bruges, og hvad du skal gøre. Under hver linje står de posteringer, det drejer sig om, med Åbn posteringen. Det fører dig direkte hen til linjen under Posteringer — den er mærket Den her, og knapperne står ud for den.

• Indtægter uden momsoplysninger er ikke med i nettoomsætningen eller resultatet, fordi BaseTools ikke ved, om der er moms i beløbet. Står der Booking eller Holdbooking under Kilde: sæt moms på ydelsen eller holdet, og tryk Hent moms fra ydelsen eller Hent moms fra holdet på posteringen. Står der Manuel: tryk Annullér, og opret den igen under + Opret postering med moms valgt.
• Udgifter uden vedhæftet bilag ændrer ikke tallene. Har du bilaget på papir eller i en mappe, er det nok. Vil du have det i BaseTools: tryk Annullér, og opret udgiften igen med bilaget vedhæftet.
• Udgifter med moms på bilaget, hvor »Heraf fradrag« ikke er udfyldt: tryk Annullér, og opret udgiften igen med Heraf fradrag udfyldt. Er du ikke momsregistreret, er fradraget 0.

En annulleret postering og dens modpost tæller ikke i kontrollisten — de går ud med hinanden. Så snart du har rettet en linje, forsvinder den fra listen.

Står der »Ingen udeståender fundet i året«, har BaseTools ikke fundet mangler i det, der er registreret. Det siger ikke, om skatteregnskabet er komplet.

⚠️ Kortet »IKKE med i rapporten« er lige så vigtigt. Afskrivninger, renteindtægter og renteudgifter, kørselsfradrag, fradrag for arbejdsværelse, varelager, den private del af blandede udgifter (fx bil og telefon) og øvrige skattemæssige korrektioner er ikke med. Dem skal du selv lægge til eller trække fra — spørg din bogholder eller revisor.

⚠️ Er året ikke slut, står tallene som FORELØBIGE og ændrer sig, indtil årets sidste postering er registreret.

Sådan gør du: vælg Indkomstår øverst. Tryk Hent grundlaget som CSV, hvis du vil have tallene i et regneark, eller udskriv siden med browserens egen udskrivning.

4. Regnskabseksport

Findes under Regnskab → Regnskabseksport.

BaseTools er et forsystem. Det egentlige regnskab hører hjemme i dit eget bogføringsprogram — for eksempel e-conomic, Dinero eller Billy — og eksporten er vejen derover. Du henter en CSV-fil med årets posteringer, konto og modkonto, moms og bilagsreference, og din bogholder importerer den som kassekladde og bogfører.

⚠️ Der er ingen automatisk forbindelse til noget bogføringsprogram. CSV-filen er hele vejen — se Det kan BaseTools ikke.

Bruger du ikke et bogføringsprogram, er det »Tal til selvangivelsen«, du skal bruge. Ikke denne side.

Sådan gør du: vælg en dato i Til og med og tryk Eksportér til CSV. Eksporten tager alle posteringer til og med den dato, som ikke allerede er eksporteret.

⚠️ En eksporteret postering kan aldrig eksporteres igen. Det er garantien mod, at den samme indtægt bogføres to gange.

Består en postering ikke kontrollen, kommer den ikke med — den står i stedet i listen Posteringer, der ikke kom med med en årsag. Ret årsagen og kør eksporten igen; kun de manglende kommer med næste gang.

Annullerer du en indtægt uden moms, kommer hverken den eller annulleringen med — de går i nul. Den postering, du opretter igen med momsvalg, kommer med som normalt.

Kontonumrene kommer fra kortet Kontoplan under Opsætning → Virksomheden (se Kontoplan i afsnit 3). Gamle eksporter bruger de numre, der gjaldt den dag, de blev lavet — ændrer du kontoplanen, skrives historikken ikke om.

⚠️ Den gemte CSV-fil er en arbejdskopi og fjernes automatisk efter 24 måneder. Selve kørslen står stadig i Eksporthistorik, og posteringerne er i regnskabet — det er kun filen, der er væk. Gem den hos dig selv eller send den videre, når du har hentet den.

⚠️ Sletter du en kunde, der står i en gemt eksportfil, forsvinder filen. Kørslen bliver stående i historikken, og posteringerne kan ikke eksporteres på ny. Se Sletning — farezonen.

Fold alle afsnit sammen

Siden er med, uanset hvilke moduler du har.

Findes under Opsætning → Konto og data.

Siden samler alt om selve abonnementet — og de to lister, du rydder op med. Kortene kommer i denne rækkefølge: Status · Login og adgangskode · Dine moduler · Betalingshistorik · Abonnement og betaling · Nyheder fra BaseTools. Derunder følger huskelisten og oprydningslisterne.

Status

Det øverste kort på siden. Her står, hvad der gælder lige nu:

• Prøveperiode — med datoen, den udløber.
• Aktivt — med datoen, abonnementet er betalt til og med.
• Skrivebeskyttet — abonnementet er udløbet. Dine data er bevaret, og du kan se alt, men intet kan oprettes eller ændres, og din offentlige side tager ikke imod nye bookinger eller tilmeldinger.

Under det står dine moduler og prisen efter prøveperioden i kroner.

Sådan gør du: der er ikke noget at trykke på her — kortet er en aflæsning. Skal noget laves om, står vejen i de kort, der følger nedenfor.

Sådan betaler du

Betalingen registreres manuelt af BaseTools. Der trækkes ikke penge automatisk, og der er ikke bedt om et betalingskort ved oprettelsen.

Sådan gør du: skriv til kontakt@basetools.dk, når du vil forny — så registreres betalingen, og din konto opdateres med det samme. Kortet Betalingshistorik viser bagefter, hvad der er registreret.

Login og adgangskode

Kortet står lige under Status. Øverst kan du se den e-mail, du logger ind med.

Sådan skifter du adgangskode: skriv din nuværende adgangskode i Din nuværende adgangskode, og skriv den nye i Ny adgangskode og Gentag den nye adgangskode. Tryk Gem ny adgangskode. Den nye skal være mindst 8 tegn — brug gerne tre ord, du kan huske. Du bliver ikke logget ud; det er først næste gang, du logger ind, at du skal bruge den nye.

⚠️ Et kodeskift logger ikke andre browsere ud. Har du været logget ind på en anden computer eller telefon, står den stadig som logget ind. Er du bekymret for et efterladt, åbent vindue, så log ud dér.

Sådan skifter du e-mail: skriv den nye adresse i Ny e-mail og din nuværende adgangskode nedenunder, og tryk Send bekræftelseslink.

⚠️ Din e-mail skifter ikke med det samme, og det er med vilje. Adressen er samtidig dit login. Havde en tastefejl fået lov at slå igennem, ville du være låst ude af din egen konto fra det sekund, du trykkede gem. I stedet sender vi et link til den nye adresse, og skiftet sker først, når du har åbnet den indbakke og trykket på knappen i mailen. Linket virker i et døgn. Trykker du aldrig, sker der ingenting, og du logger ind som hidtil.

Så længe et skifte venter, står der en blå boks på kortet med den nye adresse og fristen. Fortryder du, trykker du Fortryd skiftet — så dør linket.

⚠️ Vi sender samtidig en besked til din gamle adresse. Får du sådan en mail uden selv at have bedt om det, har nogen fat i din konto: log ind med det samme og skift din adgangskode.

Begge dele kræver din nuværende adgangskode. Det er ikke for at være besværligt — det er, så et glemt, åbent vindue ikke kan bruges til at overtage kontoen.

⚠️ Kortet virker også, hvis dit abonnement er udløbet. Det ville være en dårlig spøg at være låst ude af netop den skærm, hvor du kan forny.

Dine moduler

Her slår du moduler til og fra. Det første modul koster 49 kr./md. + moms, og hvert modul derefter 19 kr./md. + moms — regnestykket står på kortet. Ændringen gælder med det samme.

Sådan gør du: ud for et modul, du ikke har, står knappen Køb til — prisen bliver … kr./md. ⚠️ Tallet på knappen er din nye SAMLEDE månedspris, ikke hvad modulet alene koster. Derfor står der det samme på flere knapper.

Ud for et modul, du har, står Meld fra — og skærmen viser dig først, hvad du mister adgangen til: hvor meget indhold der bliver stående, og hvor mange fremtidige bookinger eller tilmeldinger der er. Først derefter bekræfter du.

⚠️ Dit sidste modul kan ikke meldes fra. Ud for det står der »Dit sidste modul« i stedet for et link. Uden et modul kan hverken bilag, bogføringseksport eller dine kunders dataudtræk hentes. Vil du helt ud, er det abonnementet, du opsiger — se nedenfor.

Intet slettes, når du melder et modul fra. Indholdet bliver gemt, men ingen skærm kan åbne det, før modulet er slået til igen.

⚠️ Er abonnementet udløbet, kan modulerne ikke ændres. Forny det først.

Betalingshistorik

Alle registrerede betalinger med periode, beløb og metode. I prøveperioden er der ingenting at vise — der står »Ingen betalinger endnu«.

Sådan gør du: listen er en aflæsning, og du kan ikke selv rette i den. Mangler eller undrer en betaling dig, så skriv til kontakt@basetools.dk.

Opsigelse

Står i kortet Abonnement og betaling nederst.

Der er ingen binding. Opsiger du, løber abonnementet den periode ud, du allerede har betalt for, og bliver ikke fornyet. Derefter bliver kontoen skrivebeskyttet: du kan stadig logge ind, se dine data og hente dem ud.

Der slettes ingenting, og du kan fortryde, indtil perioden er slut.

Hvor længe bliver kontoen liggende? Salgsbetingelserne siger 6 måneder efter ophør, så du kan nå at hente dine ting ud. Inden kontoen slettes, får du en mail 30 dage før. Derefter slettes alt — også journaler og regnskab — så hent det, du har pligt til at gemme.

Sådan gør du: tryk Opsig abonnementet — det står som et link nederst i kortet Abonnement og betaling. Skærmen spørger »Er du sikker?« og siger, hvornår abonnementet udløber. Tryk Ja, opsig abonnementet — eller Behold abonnementet, hvis du fortrød undervejs. Har du opsagt, står knappen Fortryd opsigelsen samme sted.

Nyheder fra BaseTools

Kortet Nyheder fra BaseTools står under Abonnement og betaling.

Her siger du ja til at få nyheder om BaseTools på mail: nye funktioner og moduler og ændrede regler for moms og skat. Du vælger selv — der er ikke sat kryds på forhånd, og du kan stoppe når som helst. Har du sat krydset, da du oprettede kontoen, står dit ja her allerede, med datoen.

Prisvarsler og besked om ændrede vilkår får du altid, uanset hvad du har valgt her. De hører til aftalen, ikke til nyhederne.

Sådan gør du: sæt kryds ved Ja tak, send mig nyheder om BaseTools og tryk Gem. Vil du ikke have dem mere, så tryk Stop nyhedsmails i samme kort.

Kom godt i gang

Har du skjult huskelisten på dashboardet, står den her i stedet. Se Huskelisten holder styr på det for dig.

Sådan gør du: klik på punktets link, gør tingen, og kom tilbage — fluebenet sætter sig selv. Er listen ikke skjult, står kortet her slet ikke; så finder du den på Dashboard.

Indlæs kunder fra dine bookinger og holdtilmeldinger

Her står, hvor mange bookinger og holdtilmeldinger der endnu ikke er koblet til en kontakt, og kan oprette kunderne som kontakter i én omgang.

Sådan gør du: vælg under Hvor meget skal der mindst være på kunden, før den oprettes?, og kør indlæsningen. Bagefter står der, hvor mange nye kontakter der blev oprettet, og hvor mange registreringer der blev koblet. Se Kunder fra dine tidligere bookinger.

Journaler over fristen

⚠️ Punktet kræver modulet Klienter.

Listen over de journaler, der er ældre end fristen fra din klinikprofil. Der står et antal i parentes i overskriften.

Har du ikke valgt en klinikprofil, er listen tom — og der står en gul boks, der siger det og linker videre til Opsætning → Virksomheden. Se Din klinikprofil.

Fristen regnes fra det seneste af to tidspunkter: den seneste journaloptegnelse eller den seneste gennemførte behandling.

⚠️ Slettes en journal her, forsvinder både optegnelserne og klientforløbet. Personen selv bliver stående.

Sådan gør du: vælg et svar ud for hver linje og tryk Udfør oprydning — fremgangsmåden står under Sådan rydder du op nedenfor. Vil du skifte profil i stedet, står linket Skift profil på kortet.

Kontakter uden aktivitet

Personer, der aldrig har haft en booking, en holdtilmelding, et journalnotat, en postering, en sag eller en firmatilknytning — og som er over fristen på 12 måneder. ⚠️ Den frist gælder for alle og har intet med din klinikprofil at gøre.

⚠️ Slettes de, forsvinder hele personen.

Sådan gør du: vælg et svar ud for hver linje og tryk Udfør oprydning — fremgangsmåden står under Sådan rydder du op nedenfor.

Sådan rydder du op

De to lister bruges ens. Ud for hver post vælger du ét af fire:

• Ingen beslutning endnu — standarden. Posten bliver stående på listen.
• Slet
• Udskyd 30 dage
• Behold med grund — skriv grunden i feltet ved siden af, og sæt eventuelt en dato for, hvornår den skal komme igen.

Tryk til sidst Udfør oprydning.

Der findes ingen standardværdi, der sletter noget. Hver post kræver et aktivt valg — det er med vilje, så »markér alt og tryk« aldrig bliver den nemmeste vej gennem siden.

Sat til side viser de poster, du har udskudt eller beholdt med en grund, og hvornår de kommer igen. En udskydelse kan ikke gøres permanent. Gennemførte oprydninger viser, hvad du har gjort tidligere.

⚠️ Efter en gendannelse: er BaseTools blevet sat tilbage fra en sikkerhedskopi, kan oplysninger, du har slettet her, være kommet tilbage. Gennemgå listerne igen.

Fold alle afsnit sammen

Siden er med, uanset hvilke moduler du har. Hvilke kort der står på den, afhænger af dine moduler.

Findes under Dashboard.

Dashboard er den side, du lander på, når du logger ind. Den svarer på tre spørgsmål: hvem kommer i dag, hvad skal der følges op på, og hvordan går det med pengene.

Kortene skifter efter dine moduler

Et kort, der ikke har noget at vise dig, står der slet ikke. Det er ikke en fejl.

Sådan gør du: mangler du et kort, så se under Opsætning → Konto og data, hvilke moduler du har. Se Dine moduler.

Beskederne øverst

Over kortene kan der stå en besked.

Prøveperiode står der, så længe du er i din gratis periode, med den dato, den udløber. Se Prøveperioden.

Skrivebeskyttet står der, når abonnementet er udløbet. Du kan se alt på Dashboard, men intet kan gemmes — og kortet Kom godt i gang står der ikke. Se »Der står, at min konto er skrivebeskyttet«.

Sådan gør du: læs datoen i beskeden, og skriv den i din egen kalender. BaseTools sender ikke en påmindelse.

Book for en kunde

⚠️ Knappen kræver Tidsbooking eller Holdbooking. Er din konto skrivebeskyttet, står den der ikke.

Ringer en kunde, eller står hun i døren, trykker du Book for en kunde øverst på Dashboard. Du går de samme fire trin igennem, som kunden gør på din offentlige side:

1. Hvad skal kunden have? — En tid eller Et hold. Vælger du en tid, vælger du også ydelsen.
2. Hvornår? — dag og tid. For et hold vælger du holdet og datoen. Kan holdet tilmeldes flere gange på én gang, sætter du flueben ved de gange, hun skal med til.
3. Hvem er kunden? — søg på navn, e-mail eller telefon, og tryk Vælg. Er hun ikke i dit kartotek, trykker du + Ny kunde.
4. Bekræft — tjek oplysningerne og tryk Gem booking.

Et færdigt trin foldes sammen til én linje med Ret, så du kan gå tilbage.

Reglerne er de samme som på din offentlige side. Du kan kun booke en ledig tid inden for din åbningstid, og et fuldt hold kan ikke få flere på. Er der en fejl, siger siden det, før noget er gemt.

Bekræftelsen på mail sendes kun, når fluebenet Send bekræftelse er sat, og kunden har en e-mail. Du får ikke selv en mail. Har du aflysningsvilkår, står der en påmindelse om at nævne dem for kunden — de står også i mailen.

Bagefter er du tilbage på Dashboard med en grøn linje. I kalenderen står bookingen med Booket af dig, og på holdets deltagerliste står kunden med (tilmeldt af dig).

Sådan gør du: tryk Book for en kunde, følg de fire trin, og tryk Gem booking. Fortryder du, trykker du Fortryd.

Kom godt i gang

Kortet Kom godt i gang øverst på siden er din huskeliste over det, der mangler i din opsætning. Hvert punkt har et link til den skærm, det hører til, og fluebenet sætter sig selv, når tingen er gjort. Se Huskelisten holder styr på det for dig.

Når alt er klaret, står der Du er klar én gang, og så forsvinder kortet.

Sådan gør du: klik på et punkts link, gør tingen, og kom tilbage. Vil du ikke se listen, trykker du Skjul denne liste — den står derefter under Opsætning → Konto og data.

Mangler at blive markeret

⚠️ Kortet kræver Tidsbooking eller Holdbooking.

Kortet Mangler at blive markeret viser det, der er overstået de sidste 30 dage, men ikke gjort op: bookinger, der stadig står som Booket, og hold, hvor nogen af deltagerne ikke er markeret. Det nyeste står øverst, og kortet står der kun, når der er noget på det.

Det betyder noget, fordi indtægten først bogføres, når du markerer. Se Status — og hvorfor det betyder noget.

Sådan gør du: på en booking vælger du status i menuen og trykker Gem. På et hold trykker du Markér fremmøde, vælger Mødt eller Ikke mødt ud for hver deltager og trykker Gem fremmøde. Der sker ingenting, før du trykker. Linjen forsvinder af sig selv, når den er gjort op.

I dag

⚠️ Kortet kræver Tidsbooking eller Holdbooking.

Kortet I dag viser dagens bookinger og hold i tidsrækkefølge. Under dem står Resten af ugen med antallet af aftaler hver dag til og med søndag.

En booking kan gøres op direkte på linjen, som på kortet ovenfor. Et hold med tilmeldte har knappen Deltagere, der folder klasselisten ud, så du kan markere fremmødet med det samme. Se Deltagerne.

Sådan gør du: tryk Åbn kalenderen nederst på kortet for at se mere end i dag og resten af ugen. Har du kun Holdbooking, står der Åbn holdlisten i stedet.

Opfølgninger

⚠️ Kortet kræver modulet Salg.

Kortet Opfølgninger viser de fem sager, der haster mest: dem, hvis dato er overskredet, står øverst og er mærket Forfalden. Hver linje viser datoen, hvem sagen handler om, og hvad der skal ske. Der står ingen beløb.

Står der Forfaldne øverst på kortet, er tallet ved siden af det samlede antal forfaldne sager — også dem, der ikke er plads til på kortet. Se Salgssager.

Sådan gør du: tryk Åbn ud for en sag for at gå til den, eller Se alle sager for hele listen under Salg.

Økonomi

Kortet Økonomi viser tre tal: I dag, Denne uge og Forrige uge. Det første beløb er indtægten, og efter det står resultatet — indtægter minus udgifter. Ugen går fra mandag til søndag. Se 1. Overblik nu.

Driver du enkeltmandsvirksomhed, eller har du ikke valgt virksomhedsform, kan der også stå en besked om grænsen for digital bogføring, når din omsætning er tæt på grænsen eller over den. Se 2. Omsætningsgrænsen.

Sådan gør du: tryk Åbn økonomien for måneden og året, eller Se beregningen i beskeden om grænsen.

Fold alle afsnit sammen

Siden er med, uanset hvilke moduler du har. ⚠️ Kortet Betaling kræver Tidsbooking eller Holdbooking. Har du ingen af dem, står der kun, at oplysningerne bliver tilgængelige, når du får et af modulerne.

Findes under Opsætning → Penge.

Siden har ét kort, Betaling. Det bestemmer, hvad dine kunder får at vide om at betale dig, når de har booket en tid eller meldt sig til et hold.

Betaling

⚠️ Det her handler om, hvordan DINE kunder betaler DIG. Det har intet med dit eget abonnement til BaseTools at gøre — det står under Sådan betaler du.

I feltet MobilePay-nummer kan du skrive dit nummer — 4 til 8 tegn, kun tal og bogstaver. Både et telefonnummer på otte cifre, et butiksnummer og et boksnummer kan bruges. Feltet er valgfrit.

Nummeret gælder både tidsbooking og holdbooking. Det står med beløbet på den bekræftelse, din kunde får på skærmen, og i bekræftelsesmailen. Uden et nummer står der ingen betalingslinje, og et gratis hold får heller ingen.

Der trækkes ikke penge automatisk. BaseTools viser nummeret; overførslen sker mellem dig og kunden, som den plejer.

Sådan gør du: gå til Opsætning → Penge, skriv nummeret i feltet MobilePay-nummer, og tryk Gem betalingsoplysninger.

Bed om betaling ved booking

Fluebenet Bed om betaling ved booking bestemmer, om nummeret overhovedet vises for kunden. Det er sat fra starten.

Er det sat, står der en betalingslinje med beløbet og dit MobilePay-nummer. Tager du det af — fordi dine kunder betaler efter behandlingen — forsvinder linjen, og nummeret bliver gemt imens, så du ikke skal skrive det igen.

Er fluebenet sat, og har du Tidsbooking, står Indtast dit MobilePay-nummer på huskelisten under Kom godt i gang, indtil nummeret er skrevet ind. Tager du fluebenet af, forsvinder punktet — det er et fravalg, ikke et hul.

Sådan gør du: sæt eller fjern fluebenet, og tryk Gem betalingsoplysninger.

Fold alle afsnit sammen

Dette afsnit er en tjekliste. Find symptomet, og gør det, der står.

»Findes det overhovedet?«

Fire ting, folk leder efter, findes ikke i BaseTools: sms-udsendelse · klippekort, rabatter og pakker · automatisk forbindelse til et bogføringsprogram · en app. Hele listen med forklaringer står under Det kan BaseTools ikke i afsnit 1. Leder du efter noget derfra, kan du spare dig turen — og skrive til kontakt@basetools.dk, hvis du har brug for det.

»Jeg kan ikke vælge moms på min ydelse eller mit hold«

Momsfeltet åbner først, når begge momsspørgsmål er besvaret. Gå til Opsætning → Virksomheden, svar på »Er virksomheden momsregistreret?« og »Har virksomheden momsfritagne sundhedsydelser?«, og tryk Gem opsætning. Systemet gætter aldrig på et svar for dig. Se De to momsspørgsmål.

»Mine kunder kan ikke finde nogen ledige tider«

Gå listen igennem i denne rækkefølge under Opsætning → Booking og ydelser:

1. Har du sat flueben ved ugedagene? En dag uden flueben er lukket.
2. Ligger tiderne på kvarter? 09:00, 09:15 og så videre — ikke 09:07.
3. Er der en ferielukning, der dækker perioden?
4. Er der en ydelse? Uden mindst én aktiv ydelse er der ikke noget at booke.
5. Er behandlingen længere end dit åbne tidsrum? En behandling på 90 minutter får ikke plads i et vindue på en time — og med buffer skal der være plads til begge dele.

»Mit hold står ikke på min offentlige side«

1. Har holdet datoer? Et hold uden afholdelser vises ikke. Tilføj dem under Tilføj afholdelser på holdets side. Se Datoerne.
2. Er holdet deaktiveret? Kig under Deaktiverede hold og tryk Aktivér igen.
3. Er visningen slået fra? Under Opsætning → Din offentlige side → Visning på profilsiden kan hele holddelen være slået fra.

»Der står, at min konto er skrivebeskyttet«

Abonnementet er udløbet. Du kan se alt, men intet kan oprettes eller ændres — og din offentlige side tager ikke imod nye bookinger eller tilmeldinger. Gå til Opsætning → Konto og data og skriv til kontakt@basetools.dk for at forny. Se Sådan betaler du.

»Kunden fik ingen bekræftelse på mail«

1. Skrev hun en e-mail? Telefon alene er nok til at booke — så er der ingen mail at sende til. Kvitteringen på skærmen fik hun.
2. Har hun set i spamfiltret? Det står også på hendes kvittering.
3. ⚠️ Der sendes ikke sms. Har hun kun givet et telefonnummer, er der ingen besked at sende. Se Det kan BaseTools ikke.

»Listen over journaler over fristen er tom«

Du har ikke valgt en klinikprofil. Indtil du gør, viser BaseTools ingen journaler — hellere ingenting end et forkert forslag. Gå til Opsætning → Virksomheden og vælg din klinikprofil. Se Din klinikprofil. ⚠️ Journalerne selv vises fint uden profil — de står på kontaktens side.

»En ydelse er forsvundet fra min offentlige side«

Den er sandsynligvis deaktiveret. Gå til Opsætning → Booking og ydelser, fold linjen Inaktive ydelser ud nederst i kortet Ydelser, og tryk Aktivér. Ydelser slettes aldrig — dine gamle bookinger peger på dem.

»Jeg satte prisen op, men den gamle booking koster stadig det gamle«

Sådan skal det være. Prisen fryses på bookingen og på holdtilmeldingen. Kunden har fået en pris, og den skal holde. Nye bookinger får den nye pris.

»Et menupunkt er forsvundet« eller »Der står: Afvist — din konto har ikke adgang«

Modulet er ikke en del af dit abonnement lige nu. Gå til Opsætning → Konto og data → Dine moduler og tryk Køb til. Dit indhold er der stadig — det har bare ingen skærm, mens modulet er fra.

»Jeg ændrede temaet, men mine kunder ser stadig det gamle«

Du har set en forhåndsvisning. Den gemmer ikke. Tryk Gem på Opsætning → Din offentlige side.

»Den samme kunde står to gange i mine kontakter«

BaseTools genkender en kunde på e-mail først, ellers på det gældende telefonnummer — aldrig på navnet alene. Har hun booket med to forskellige e-mailadresser, oprettes hun to gange.

⚠️ Der findes ingen »flet de to sammen«-knap. Du kan slette den ene, hvis den er tom for historik — men vær opmærksom på, at en sletning tager alle bookinger og hele journalen med. Se Sletning — farezonen.

»Jeg har glemt min adgangskode«

Tryk Glemt din adgangskode? på login-siden og skriv den e-mail, du logger ind med. Så sender vi et link, du vælger en ny kode med. Linket virker i én time og kun én gang.

Kommer der ingen mail, er der to muligheder: adressen er stavet forkert, eller mailen ligger i dit spamfilter. Kig begge steder. ⚠️ Siden svarer med vilje det samme, uanset om adressen findes hos os eller ej — ellers ville enhver kunne bruge den til at finde ud af, hvem der er kunde her.

Har du prøvet begge dele, så skriv til kontakt@basetools.dk. Vi kan sende dig linket. Vi kan ikke se din kode og kan ikke vælge en ny for dig — den vælger du selv i din egen indbakke.

»Jeg kan ikke ændre min webadresse«

Den kan du ikke selv ændre — men vi kan. Skriv til kontakt@basetools.dk med det navn, du gerne vil have. Adressen ligger fast med vilje: dine kunder har fået linket, og alle tre adresser skifter på én gang. Se Adressen kan du ikke selv ændre.

Din e-mail og din adgangskode kan du derimod ændre selv under Opsætning → Konto og data. Se Login og adgangskode.

»Jeg kan ikke hente min gamle CSV-fil«

To grunde: filen er ældre end 24 måneder og fjernet automatisk, eller den blev slettet sammen med en kunde. Kørslen står stadig i eksporthistorikken, og posteringerne er i regnskabet — men filen kan ikke laves igen, og posteringerne kan ikke eksporteres på ny. Se Regnskabseksport.

»Jeg har skrevet en postering forkert«

Beløbet kan ikke ændres, og posteringen kan ikke slettes. Tryk Annullér ud for linjen — så lægges der en modpost på, og de to går ud med hinanden. Ret tekst kan bruges, hvis det kun er teksten, der er gal.

Er posteringen kommet fra en booking eller et hold, retter du den dér: ændr bookingens status væk fra Gennemført, eller tryk Fortryd markering på deltageren. Se Hvis du har skrevet noget forkert.

»Kunden skrev noget vigtigt, men jeg kan ikke se det nogen steder«

Der er ikke et kommentarfelt, når kunden booker — hun kan ikke skrive en besked til dig. Skriv i feltet Godt at vide på din offentlige side, hvordan hun får fat i dig. Se Hvad du kan skrive i afsnit 4 og De fire trin, kunden går igennem i afsnit 6.

»Jeg kan ikke oprette en tid til en kunde, der ringer«

Knappen står ikke i kalenderen, men øverst på Dashboard: Book for en kunde. Der vælger du tiden eller holdet, finder kunden i dit kartotek eller skriver en ny, og gemmer. Se Book for en kunde.

»Jeg mistede en tekst, jeg var ved at skrive«

BaseTools gemmer ikke kladder. Lukker du fanen uden at trykke gem, er teksten væk. Tryk gem undervejs, når du skriver noget langt — et journalnotat, en præsentationstekst, en beskrivelse af et hold.

Noget andet

Skriv til kontakt@basetools.dk. Skriv hvilken skærm du stod på, hvad du trykkede på, og hvad der skete i stedet for det, du ventede. Det er tre oplysninger, og de sparer os begge for en runde spørgsmål.

Fold alle afsnit sammen